Annoncer un changement de planning sans fâcher personne

Mercredi soir, la mairie prévient l'association : le marché de Noël ne pourra pas ouvrir avant 11 h samedi, à cause d'une course sur la place. Les douze bénévoles prévus à 9 h pour monter les chalets vont arriver devant des barrières.

Le changement n'est pas grave. Ce qui fâche, c'est de l'apprendre sur place, ou par un message de groupe noyé entre deux photos.

D'abord, qui est vraiment concerné ?

Avant d'écrire, listez les personnes touchées. Souvent, c'est moins de monde qu'on croit : ici, l'équipe du montage et peut-être l'équipe de la buvette, qui comptait ouvrir à 10 h. Pas les quarante bénévoles du week-end.

Écrire à tout le monde pour un changement qui en concerne douze a deux effets : les autres s'inquiètent pour rien, et la prochaine fois, ils liront vos messages en diagonale.

Demandez-vous aussi si le changement crée un problème pour certains. Une personne qui pouvait venir à 9 h ne peut peut-être plus à 11 h. Mieux vaut le savoir mercredi que samedi.

Un message qui se comprend sans relire

Le message doit dire, dans cet ordre :

1. ce qui change, en une phrase, avec la nouvelle heure ou le nouveau lieu ;
2. pourquoi, en quelques mots, sans se justifier ;
3. ce que la personne doit faire : rien, confirmer, ou vous prévenir si elle ne peut plus ;
4. jusqu'à quand vous attendez une réponse, s'il en faut une.

Bonjour, changement pour samedi : le montage des chalets commence à 11 h au lieu de 9 h, la place est occupée par une course le matin. Le reste ne bouge pas. Si 11 h ne te convient plus, dis-le-moi d'ici jeudi soir, je m'organise. Merci !

L'objet du message, ou sa première ligne, doit suffire à comprendre l'essentiel : « Samedi : montage décalé à 11 h ». Beaucoup de gens ne lisent que ça.

Le bon moment

Prévenez dès que le changement est sûr, pas avant. Annoncer « il est possible que l'horaire change » oblige tout le monde à garder deux plans en tête, et vous à écrire un deuxième message.

Si la décision tarde, dites-le, avec une date : « On saura vendredi midi si la buvette reste dehors, je vous écris à ce moment-là. » C'est rassurant, et ça évite dix questions.

Pour un changement de dernière minute, la veille ou le jour même, un message écrit ne suffit pas toujours. Appelez les personnes concernées, ou au moins le responsable du poste, qui transmettra.

Ne pas laisser les anciennes infos traîner

Une fois le message envoyé, corrigez partout où l'ancien horaire apparaît : le planning partagé, l'affiche, la page de l'événement, la feuille imprimée pour le jour J. Le bénévole qui ne lit pas ses messages regardera peut-être le planning, et il doit y trouver la bonne heure.

Et si le changement annule le créneau de quelqu'un, proposez-lui autre chose plutôt que de simplement le rayer. Une personne qui s'était libérée pour vous mérite qu'on lui demande si elle veut aider ailleurs.

Avec benevol.app

• Les inscrits sont prévenus par email quand un créneau change d'horaire ou est annulé, sans que vous ayez à leur écrire. Le planning et leur page affichent la nouvelle heure.
• Des messages ciblés à tous les inscrits, à un poste, à un créneau ou à la liste d'attente, avec un aperçu avant l'envoi et des modèles réutilisables. Voir écrire aux bénévoles.
• Un message à la date de votre choix : vous programmez l'envoi pour un jour et une heure précis, et vous pouvez l'annuler jusque-là.

Savoir qui appeler plutôt qu'écrire, ça reste à vous.