Fonctionnalités
Le planning de vos bénévoles, simplement
Vous créez les postes et les créneaux, vous partagez un lien, et chaque bénévole choisit ses créneaux depuis son téléphone, sans compte à créer. Vous voyez tout de suite où il manque du monde, et les rappels partent tout seuls.
C'est gratuit, open source et hébergé en France. Ça convient aussi bien à une fête de village ou à une buvette qu'à un festival sur plusieurs jours ou à une manifestation sportive.
Comment ça marche
Étape 1 : Préparez le planning
Créez l'événement, ses postes et ses créneaux, à partir d'un modèle ou de l'édition de l'an dernier.
Étape 2 : Partagez le lien
Les bénévoles ouvrent la page sur leur téléphone, choisissent leurs créneaux et confirment, sans compte ni mot de passe.
Étape 3 : Suivez et prévenez
Vous voyez où il manque du monde pendant que les confirmations et les rappels partent par email. Le jour J, vous pointez les arrivées.
Préparer le planning
- Des postes et des créneaux, avec le nombre de places voulu. Un créneau de nuit peut finir le lendemain.
- Un minimum par créneau, si vous le souhaitez : un bar prévu à quatre qui tourne à deux. Chaque créneau dit alors en toutes lettres s'il est sous le minimum, s'il l'a atteint ou s'il est complet.
- Des créneaux en série : pour une buvette ouverte de 10 h à 22 h, les six créneaux de deux heures se créent en une fois, et vous voyez un aperçu avant de valider.
- Des permanences qui reviennent chaque semaine : l'accueil du mercredi ou la distribution du samedi se décrit une fois pour toute la saison, jours fériés et fermetures exclus.
- Un bon départ : des modèles d'événement (festival, buvette, manifestation sportive, fête de village) et d'activités régulières (épicerie participative, distribution alimentaire, permanence d'accueil, repair café), ou l'événement de l'an dernier dupliqué avec toutes ses dates décalées.
- Un brouillon, puis la publication, après une page de vérification qui signale ce qui manque : un créneau sans lieu ou sans contact, des inscriptions fermées sans date d'ouverture.
Voir la vidéo : Préparer, publier et partager un planning bénévole (3 min)
En savoir plus : créer un événement, configurer les créneaux, publier un événement.
Inscrire les bénévoles
- Sans compte ni mot de passe : le bénévole ouvre le lien, choisit ses créneaux et confirme. Pour un deuxième événement, ses coordonnées sont déjà remplies s'il utilise le même appareil.
- Plusieurs créneaux en une fois, avec les places restantes et les chevauchements signalés, puis un récapitulatif avant de confirmer.
- En frise ou en liste : le planning de la journée s'affiche en frise, ou en liste dans l'ordre des heures, plus confortable sur un petit téléphone ; le choix reste gardé sur l'appareil.
- Une liste d'attente : quand une place se libère, la personne suivante la reçoit par email et a 24 heures pour la prendre.
- Vos règles : un âge minimum, un téléphone obligatoire, une validation pour les postes sensibles, quelques questions (taille de t-shirt, permis), des postes réservés aux membres qui portent une étiquette.
- Un lien par club ou par équipe : quand plusieurs sociétés recrutent chacune pour leurs postes, chacune reçoit son propre lien, à envoyer par email ou à imprimer sur son affiche, qui n'affiche que ses postes. Vous voyez combien d'inscriptions chaque lien a apportées, et quelle société doit encore mobiliser.
- Sur le site de votre association : un code à copier-coller affiche l'inscription dans une page de votre site, avec le nom et le logo de votre organisation. Les bénévoles choisissent leurs créneaux et s'inscrivent sans quitter votre site.
Voir la vidéo : S’inscrire comme bénévole depuis son téléphone (1 min)
Garder chacun informé
- Une confirmation par email, avec un lien personnel pour retrouver ses créneaux, les modifier, les annuler ou les ajouter à son calendrier. L'annulation reste possible jusqu'au début du créneau, ou jusqu'au délai que vous fixez (par exemple 2 jours avant) ; ensuite, le bénévole voit qui prévenir.
- Des rappels automatiques deux jours avant, la veille et le jour même. Quand un bénévole a plusieurs créneaux le même jour pour le même événement, un seul rappel les regroupe.
- Des messages ciblés à tous les inscrits, à un poste, à un créneau ou à la liste d'attente, avec un aperçu, des modèles réutilisables et l'historique des envois.
- Les inscrits sont prévenus par email si un créneau change d'horaire ou est annulé.
Voir la vidéo : Écrire aux bonnes personnes, avec un message qui leur parle (5 min)
En savoir plus : les rappels, écrire aux bénévoles.
Voir où il manque du monde
- Les créneaux à compléter, du plus dégarni au plus proche du complet, et les postes sans personne. Ceux qui n'ont pas encore leur minimum passent en tête : « 2/4 · minimum atteint » ne se confond plus avec « 0/4 ».
- Chercher des bénévoles parmi vos membres pour ces créneaux, puis leur écrire en une fois. C'est vous qui choisissez, l'outil ne classe ni ne présélectionne personne. Sous chaque créneau, leur email propose Je prends ce créneau, qui l'ouvre prêt à confirmer.
- Un désistement, un remplaçant : l'email qui vous prévient propose Trouver un remplaçant pour le créneau resté vide, et plusieurs désistements du même événement à quelques minutes d'intervalle arrivent dans un seul email. Un désistement moins de 24 heures avant le début vous parvient tout de suite, marqué « dernière minute ». Une annulation faite par erreur se rétablit depuis les inscriptions.
- Un tableau de bord qui commence par ce qui presse : créneaux des prochains jours pas encore complets, demandes à valider, jalons en retard.
- Une recherche globale (Ctrl + K, ou Cmd + K sur Mac) pour retrouver un bénévole, une inscription, un événement ou un créneau.
Voir la vidéo : Voir précisément où il manque du monde (4 min)
En savoir plus : où manque-t-il du monde ?, le tableau de bord.
Tenir le jour J
- Une page faite pour le téléphone : les créneaux en cours et ceux des trois prochaines heures, qui est arrivé et qui manque. Touchez « Marquer présent » quand un bénévole arrive, ou son numéro pour l'appeler.
- Le planning complet en frise, prêt à imprimer, et des feuilles pour le terrain : par jour, par poste et par bénévole, et une feuille de présence à cocher.
- Des badges à imprimer et découper, avec le prénom et le poste de chaque bénévole.
- Des responsables de secteur qui suivent les bénévoles de leur poste depuis un lien personnel, sans compte.
Voir la vidéo : Accueillir les bénévoles et corriger une présence (7 min)
En savoir plus : les présences le jour J, rapports, badges et résumé, les responsables de secteur.
Après l'événement
- Le bilan compte les bénévoles distincts, nouveaux et de retour, les heures planifiées et celles attestées par une présence, le remplissage par poste et les créneaux restés incomplets. Il existe aussi en résumé imprimable.
- Une attestation de bénévolat imprimable pour un membre et une période, avec ses événements, ses postes et ses heures.
- Les heures par bénévole sur une période, dans un fichier CSV, pour le rapport annuel.
- Tout est noté : le journal d'activité de chaque événement retrace qui a fait quoi, et quand.
Voir la vidéo : Préparer les bons documents pour le terrain (5 min)
En savoir plus : rapports, badges et résumé, le journal de l'événement.
Vos membres et leurs données
- Vos membres au même endroit : fiches avec étiquettes, notes et disponibilités, invitations et relances, import depuis un fichier CSV ou Excel.
- Placer un membre sur un ou plusieurs créneaux depuis les inscriptions : cherchez-le par nom ou email, sans retaper ses coordonnées ; il reçoit un seul email de confirmation avec son lien.
- Les doublons sont repérés, mais jamais fusionnés sans vous. Vous choisissez champ par champ ce que vous gardez, et aucune inscription n'est perdue.
- Vos données vous appartiennent : exportez vos membres, votre journal ou l'archive complète d'un événement à tout moment.
- L'effacement sur demande : les données personnelles d'un membre s'effacent en une action, ses inscriptions restent sans identité pour que les chiffres restent justes.
Voir la vidéo : Construire et entretenir sa liste de membres (4 min)
En savoir plus : gérer les membres, doublons et fusion, exporter et conserver ses données.
À l'image de votre association
- Votre adresse, du type
votre-association.benevol.app, avec votre nom, votre logo et une couleur pour l'en-tête de vos pages. - Votre charte du bénévole, à accepter avant de s'inscrire, et des pages d'information pour chaque événement : accès, FAQ, règlement.
- Votre fuseau horaire, pour que rappels et horaires tombent juste.
En savoir plus : personnaliser l'organisation, la charte du bénévole.
Un outil sur lequel compter
- Gratuit et open source : le code est publié sous licence AGPL. Il n'y a ni abonnement ni fonction payante.
- Hébergé en France, avec une copie de sauvegarde chiffrée en Suisse. Le site ne dépose aucun cookie de pistage, d'analyse ou de publicité.
- Un cadre écrit pour vos données : un accord de sous-traitance (RGPD et loi suisse) et la liste des sous-traitants, avec leur localisation et leurs garanties.
- Chaque organisation est séparée, et les liens personnels restent privés : ils sont envoyés par email, et un lien perdu se redemande avec son adresse.
- Pensé pour tous : l'inscription et l'administration s'utilisent au clavier et avec un lecteur d'écran ; la déclaration d'accessibilité dit ce qui est testé et les limites connues.
- Ce qui change, en clair : les nouveautés disent ce que chaque version apporte, avec sa date.
Se former
Les tutoriels vidéo montrent chaque étape en quelques minutes, avec leur transcription complète. Le guide administrateur explique la mise en place pas à pas, et le guide bénévole montre ce que vivent vos bénévoles. Dans l'administration, les principaux écrans ont un lien « Aide » vers la page qui les explique. Vous cherchez encore le bon outil ? La page Logiciel de planning pour bénévoles répond aux questions qu'on se pose avant de choisir. Une question, un problème ou une idée d'amélioration ? Écrivez à contact@benevol.app, aucun compte n'est nécessaire.
Bénévole ? Rien à installer, aucun compte à créer : il suffit d'ouvrir le lien reçu par email ou partagé par l'association. Lien perdu ? Le recevoir à nouveau.
Démarrer
benevol.app est ouvert aux associations qui veulent l'essayer. Demandez votre espace en ligne : il est prêt dès que vous avez confirmé votre adresse, et la publication suit une courte vérification. Ensuite, la page Créer son premier événement vous mène, en huit étapes, jusqu'au lien partagé ; dans l'application, la liste des premiers pas suit le même chemin.
Ce que benevol.app ne fait pas, volontairement
Pour rester simple, benevol.app s'en tient au planning des bénévoles. Il ne fait pas :
- de paiement, de billetterie ni de cotisations ;
- d'accréditation ni de zones d'accès, ni de gestion des repas et de l'hébergement ;
- d'attribution automatique : chaque bénévole choisit ses créneaux, vous gardez la main ;
- de CRM, de campagnes SMS ni de constructeur de formulaires et de workflows ;
- de compte à créer pour les bénévoles : un lien personnel suffit ;
- d'application à installer depuis un store : tout se fait dans le navigateur, sur téléphone comme sur ordinateur.