Pour qui ?
Les bénévoles d'un festival
Un festival dure plusieurs jours et demande beaucoup de monde : le montage avant l'ouverture, la billetterie et la buvette chaque soir, le démontage une fois le public parti. Les soirées finissent après minuit, et quelqu'un peut se désister la veille. Avec benevol.app, vous découpez le festival en postes et en créneaux, et les bénévoles choisissent les leurs depuis un lien.
Le service est gratuit aujourd'hui, le code est open source et les données sont hébergées en France.
Un festival type, sur trois jours
Le modèle « Festival sur plusieurs jours » prépare trois soirées :
- le premier jour, le montage de 9 h à 13 h puis de 13 h à 17 h, six personnes à chaque fois ;
- chaque soir, la billetterie de 17 h à 21 h et de 21 h à 1 h, la buvette de 18 h à 22 h et de 22 h à 2 h, l'accueil de 17 h à 21 h ;
- le dernier soir, le démontage de 23 h à 2 h.
Si le montage vous prend plusieurs jours, le modèle « Montage, exploitation, démontage » part d'une équipe de montage, d'une exploitation par créneaux de quatre heures et d'une équipe de démontage. Pour compléter, une série couvre une plage en une seule saisie : la buvette de 18 h à 2 h par tranches de deux heures se crée d'un coup, après un aperçu.
Le programme des concerts s'affiche en fond coloré sur le planning, et chaque bénévole voit ce qui se joue pendant son créneau.
Voir la vidéo : Créer une série de créneaux (2 min)
En savoir plus : créer une série de créneaux, le programme des spectacles, le tutoriel vidéo sur les séries.
Des nuits courtes, sans erreur d'horaire
Un créneau de 22 h à 2 h se saisit tel quel, de 22:00 à 02:00. Il passe minuit et s'affiche « 22h–02h +1 ». Un créneau qui commence après minuit se crée à la date du lendemain. Les rappels comptent un créneau de nuit sur le jour où il commence.
Pour qu'un bénévole motivé ne passe pas tout le week-end au bar, vous pouvez limiter le nombre de créneaux qu'une même personne prend sur un poste. Une alerte signale aussi, dans les inscriptions et sur le tableau de bord, une personne qui dépasse 8 heures dans une journée, ou 6 heures d'affilée sans pause d'au moins 30 minutes. Elle informe sans rien bloquer.
Voir la vidéo : Horaires de nuit et changements d’heure (2 min)
En savoir plus : horaires et créneaux de nuit, gérer les postes, le tutoriel vidéo sur les créneaux de nuit.
Les t-shirts, la charte et l'accès au site
Le formulaire d'inscription peut poser jusqu'à cinq questions de plus, comme la taille de t-shirt, le permis de conduire ou le régime alimentaire. Une synthèse compte les réponses : vous savez combien de t-shirts commander dans chaque taille.
Les bénévoles acceptent votre charte avant de s'inscrire. L'événement peut aussi avoir ses propres pages d'information : l'accès et le parking, le règlement, une foire aux questions.
Voir la vidéo : Poser les bonnes questions à ses bénévoles (9 min)
Quand quelqu'un se désiste
Sur un créneau complet, la liste d'attente prend le relais. Quand une place se libère, la personne suivante la reçoit par email et a 24 heures pour la prendre, jamais au-delà du début du créneau. Une place libérée moins d'une heure avant le début n'est plus proposée : c'est à vous de trouver quelqu'un.
Un désistement moins de 24 heures avant le créneau vous arrive tout de suite, sous le titre « Désistement de dernière minute ». S'il laisse une place vide sans personne en attente, l'email propose Trouver un remplaçant. Vous choisissez parmi vos membres à qui écrire, rien ne leur est attribué d'office, et leur email propose Je prends ce créneau. Plusieurs désistements à quelques minutes d'intervalle arrivent dans un seul email qui les liste.
Voir la vidéo : Voir précisément où il manque du monde (4 min)
Pendant le festival
Chaque chef d'équipe suit son poste depuis un lien personnel de responsable de secteur, sans compte. Le tableau de bord commence par ce qui presse : les créneaux des prochains jours encore incomplets, les demandes à valider, les places de liste d'attente qui expirent. Sur place, la page du jour J sert à pointer les arrivées.
Voir la vidéo : Responsable de poste : accompagner son équipe (4 min)
En savoir plus : les responsables de secteur, le tableau de bord, les présences le jour J.
Questions fréquentes
Les chefs d'équipe doivent-ils avoir accès à l'administration ?
Non. Un responsable de secteur reçoit un lien personnel, sans compte à créer, qui affiche les bénévoles inscrits sur son poste avec leur email et leur téléphone. Il est prévenu des nouvelles inscriptions sur ce poste, et des désistements tant que le réglage qui les signale reste coché, ce qui est le cas par défaut. Il ne voit rien d'autre de l'événement.
Un bénévole peut-il prendre deux créneaux qui se chevauchent ?
Non. La page d'inscription le signale, et le serveur refuse deux créneaux qui se chevauchent, même de quelques minutes, y compris quand l'un des deux a été pris plus tôt sur le même événement.
Peut-on accepter soi-même les bénévoles de la billetterie ?
Oui. Cochez Sur validation sur ces créneaux : chaque inscription devient une demande que vous acceptez ou refusez. La place reste réservée en attendant votre décision, et un refus la propose à la liste d'attente.
Combien de bénévoles un festival peut-il accueillir ?
Le service hébergé ne fixe aujourd'hui aucun plafond de bénévoles, de créneaux ni d'événements. La page Tarifs détaille ce qui est compris et les quelques garde-fous techniques.
Démarrer
Créez l'espace de votre festival, puis partez du modèle « Festival sur plusieurs jours » ou de l'édition précédente, dupliquée avec ses dates décalées. Les autres situations sont décrites sur la page Pour qui ?.