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benevol.app

Documentation

2 guides, selon ce que vous cherchez à faire sur benevol.app :

  • Guide administrateur : Créer un événement, configurer les créneaux, inviter des membres, suivre les inscriptions, et les fonctionnalités plus récentes (pages personnalisées, responsables de secteur, jalons, journaux d'activité).
  • Guide bénévole : S'inscrire à un créneau, recevoir sa confirmation, gérer son inscription.

Vous organisez votre premier événement ? Suivez Créer son premier événement. De la demande d'espace au lien partagé : les huit étapes pour publier un premier événement et recevoir ses premières inscriptions.

Vous découvrez benevol.app ? La page Fonctionnalités présente ce que fait l'outil, besoin par besoin. Pour voir chaque étape à l'écran, les tutoriels vidéo la montrent en quelques minutes, avec leur transcription. Ce qui a changé récemment est dans les nouveautés, version par version.

Toutes les fiches

S'inscrire à un créneau

  • Trouver la page d'inscriptionOuvrir la page d'inscription d'un événement depuis le lien de l'organisation, ou depuis ton invitation personnelle. Pour : bénévoles.
  • Choisir ses créneauxLire le planning d'un événement, comprendre les couleurs des créneaux et en sélectionner un ou plusieurs avant de t'inscrire. Pour : bénévoles.
  • S'inscrireRemplir le formulaire, relire le récapitulatif de tes créneaux, recevoir ta confirmation par email, et quoi faire si elle n'arrive pas. Pour : bénévoles.

Après l'inscription

  • Ma page personnelleTa page personnelle : ton prochain créneau, tes infos pratiques, changer de créneau ou annuler, l'ajouter à ton calendrier, tes disponibilités. Pour : bénévoles.
  • Ton lien personnelLe lien reçu par email qui ouvre tes inscriptions : le garder pour toi, le recevoir à nouveau si tu l'as perdu, et que faire s'il ne marche plus. Pour : bénévoles.
  • Revenir sur la page d'inscriptionRetrouver tes inscriptions en rouvrant la page de l'événement, et quitter la session sur un appareil partagé. Pour : bénévoles.
  • Rappels et changements de créneauLes rappels envoyés avant chaque journée de créneaux, par email ou notification sur le téléphone, et les messages quand un créneau change ou est annulé. Pour : organisateurs, bénévoles.
  • Questions fréquentes des bénévolesLes questions que les bénévoles posent le plus souvent, chacune avec un lien vers la page qui y répond. Pour : bénévoles.

Règles d'inscription

  • Liste d'attenteQuand un créneau est complet, les bénévoles rejoignent une liste d'attente ; une place libérée est proposée à la suite, 24 heures pour répondre. Pour : organisateurs, bénévoles.
  • Inscriptions sur validationSur un poste sensible, chaque inscription devient une demande que l'organisation accepte ou refuse ; la place reste réservée en attendant. Pour : organisateurs, bénévoles.
  • Âge minimum sur un posteUn poste peut exiger un âge minimum : la date de naissance est demandée à l'inscription et l'âge compte au jour du créneau. Pour : organisateurs, bénévoles.

Démarrer

  • Créer son premier événementDe la demande d'espace au lien partagé : les huit étapes pour publier un premier événement et recevoir ses premières inscriptions. Pour : organisateurs.
  • Créer l'espace de votre associationDemander un espace en ligne, confirmer son adresse, puis tout préparer pendant la courte vérification. Pour : organisateurs.
  • Se connecterSe connecter à l'administration, activer son compte depuis une invitation, changer ou réinitialiser son mot de passe. Pour : organisateurs.
  • Premiers pasLa liste Premiers pas guide la mise en place d'une nouvelle organisation, de la page publique à une inscription de test. Pour : organisateurs.
  • Tableau de bordLe tableau de bord liste ce qui demande votre attention, du plus urgent au moins urgent, puis les chiffres clés de l'organisation. Pour : organisateurs.
  • RechercherRetrouver en une recherche les bénévoles, leurs inscriptions, les événements et les créneaux de toute l'organisation. Pour : organisateurs.

Préparer l'événement

  • Créer un événementCréer un événement en trois étapes, depuis un modèle ou une page blanche, puis le modifier avec l'enregistrement automatique. Pour : organisateurs.
  • Dupliquer un événementRepartir d'un événement existant pour l'édition suivante, avec ses créneaux et réglages décalés à la nouvelle date. Pour : organisateurs.
  • Configurer les créneauxPoser les créneaux d'un événement sur le planning : poste, horaires, places, infos pratiques et notes internes. Pour : organisateurs.
  • Créer une série de créneauxCouvrir une plage horaire avec des créneaux qui se suivent, de même durée, en une seule saisie avec un aperçu. Pour : organisateurs.
  • Permanences récurrentes, NouveauUne permanence qui revient chaque semaine se décrit une fois ; toutes ses dates sont créées, jours fériés et fermetures exclus. Pour : organisateurs.
  • Horaires et créneaux de nuitSaisir les horaires d'un créneau de 00:00 à 23:59, et poser un créneau qui passe minuit ou commence après minuit. Pour : organisateurs.
  • Modifier vite depuis le planningChanger les places, les horaires ou l'état d'un créneau, le dupliquer ou le supprimer sans quitter le planning. Pour : organisateurs.
  • Gérer les postesRéordonner, renommer, supprimer ou colorer les postes, limiter les créneaux par personne et réserver un poste à certains membres. Pour : organisateurs.
  • Programme des spectaclesAfficher les spectacles en fond coloré sur le planning, pour que les bénévoles situent leurs créneaux par rapport au programme. Pour : organisateurs.
  • Questions aux bénévolesAjouter jusqu'à 5 questions au formulaire d'inscription, puis compter les réponses pour passer commande. Pour : organisateurs.
  • Pages personnalisées de l'événementAjouter à un événement des pages libres (règlement, accès, ce qu'il faut apporter), liées depuis sa page d'inscription. Pour : organisateurs.
  • Responsables de secteurDésigner des bénévoles responsables d'un poste : un lien personnel, sans compte, leur montre qui est inscrit sur ce poste. Pour : organisateurs.
  • Jalons de l'événementUne liste de dates clés à cocher sur la page de l'événement, avec les jalons en retard mis en évidence. Pour : organisateurs.

Publier et partager

  • Publier un événementVérifier ce qui manque, prévisualiser comme un bénévole, puis publier l'événement, répertorié ou non sur la page publique. Pour : organisateurs.
  • Partager le lien de l'événementCopier ou partager le lien d'un événement publié, son QR code, un lien par groupe filtré sur ses postes, ou l'inscription sur votre site. Pour : organisateurs.
  • Ouvrir et fermer les inscriptionsOuvrir ou fermer les inscriptions d'un événement publié, à la main ou à une date programmée, en gardant le planning visible. Pour : organisateurs.
  • Archiver ou supprimer un événementArchiver un événement terminé pour le retirer du public, ou le supprimer définitivement après l'avoir sauvegardé. Pour : organisateurs.

Suivre l'événement

  • Suivre les inscriptions, Mis à jourLe tableau des inscriptions d'un événement : coordonnées, statut, actions groupées, et ajout d'une personne à la main. Pour : organisateurs.
  • Où manque-t-il du monde ?Voir en une page les créneaux et les postes qui manquent de monde, puis proposer ces créneaux à des membres choisis. Pour : organisateurs.
  • Journal de l'événementL'historique de tout ce qui s'est passé sur un événement, à explorer, rejouer à un instant donné ou raconter en une phrase. Pour : organisateurs.

Le jour J

  • Présences le jour JLe jour J, suivre sur téléphone les créneaux en cours et à venir, et marquer les présences à l'arrivée des bénévoles. Pour : organisateurs.
  • Rapports, badges et résuméLes plannings et listes à imprimer, les badges des bénévoles, le résumé pour faire le bilan et l'archive complète d'un événement. Pour : organisateurs.

Membres et invitations

  • Gérer les membresLe répertoire des bénévoles de l'organisation : ajout, import, adresses à vérifier, heures données et attestation de bénévolat. Pour : organisateurs.
  • Doublons et fusion de fichesRepérer les fiches de membres qui désignent sans doute la même personne, puis fusionner deux fiches avec un aperçu complet. Pour : organisateurs.
  • Effacer ou supprimer un membreSupprimer une fiche inactive sans inscription, ou effacer les données personnelles d'un membre qui le demande. Pour : organisateurs.
  • Inviter des membres à un événementInviter des membres à un événement par email, suivre qui a répondu, et relancer les invités qui n'ont pas encore de créneau. Pour : organisateurs.

Communiquer avec les bénévoles

  • Écrire aux bénévolesEnvoyer un email aux inscrits d'un événement, d'un poste ou d'un créneau, avec des modèles, et retrouver les messages envoyés. Pour : organisateurs.
  • Réglages et suivi des emailsRégler les rappels, les alertes et l'adresse de réponse de l'organisation, et suivre l'état de chaque email envoyé. Pour : organisateurs.

Paramètres de l'organisation

  • Gérer l'équipe adminLes deux rôles d'administrateur, propriétaire et organisateur, et comment inviter, changer de rôle ou retirer un admin. Pour : organisateurs.
  • Exporter et conserver ses donnéesExporter un événement, les membres ou le journal à tout moment, et savoir combien de temps chaque donnée est conservée. Pour : organisateurs.
  • Journal d'activité de l'organisationLa liste chronologique de ce qui concerne l'organisation plutôt qu'un événement : membres, comptes admin, emails, réglages. Pour : organisateurs.
  • Personnaliser l'organisationLe nom, l'adresse publique, le logo, le titre de la page publique et le fuseau horaire de l'organisation. Pour : organisateurs.
  • Charte du bénévolePersonnaliser la convention que les bénévoles acceptent avant de s'inscrire, et retrouver la preuve de leur acceptation. Pour : organisateurs.

Aide

  • Aide et retoursOuvrir l'aide d'un écran de l'administration, et signaler un problème ou proposer une amélioration par email. Pour : organisateurs.
  • Questions fréquentes des organisateursLes questions que se posent souvent les organisateurs, chacune reliée à la page de la documentation qui y répond. Pour : organisateurs.