Exporter et conserver ses données

Vos données vous appartiennent et sortent de l'application à tout moment, sans demande :

Export	Où	Format
Un événement complet (réglages, créneaux, inscriptions avec les bénévoles, pages, responsables, jalons, journal)	page de l'événement → Rapports → Archive de l'événement (JSON)	JSON
Tous les membres (étiquettes, disponibilités, notes, nombre d'inscriptions, membres désactivés compris)	Membres → Exporter les membres (CSV)	CSV
Le journal d'activité de l'organisation	Paramètres → Journal d'activité → Exporter tout le journal (CSV)	CSV
Le planning, la liste des bénévoles, les feuilles à imprimer	Rapports de l'événement	PDF (depuis le navigateur)
La feuille de présence	Inscriptions de l'événement → Exporter les présences (CSV)	CSV

Les fichiers CSV s'ouvrent tels quels dans Excel ou LibreOffice (UTF-8, point-virgule). Une valeur qui commence par =, +, - ou @ (un numéro +41…, par exemple) y est précédée d'une apostrophe : le tableur l'affiche comme du texte au lieu de l'exécuter comme une formule. Les archives ne contiennent jamais de lien personnel ni de jeton d'accès.

Durées de conservation

Données	Conservation
Membres, événements (dont le contact le jour J, nom et téléphone), créneaux, inscriptions (dont la preuve d'acceptation de la convention des bénévoles pour une inscription publique : empreinte du texte accepté et date), versions de la convention déjà montrées à des bénévoles (texte par empreinte), pages, journaux d'activité, comptes administrateurs, doublons possibles ignorés, logo de l'organisation	tant que l'organisation est active, événements passés compris, sauf les données des bénévoles d'un événement terminé depuis plus de 3 ans (ligne « Événement terminé depuis plus de 3 ans ») ; effacés 30 jours après sa désactivation par l'opérateur (délai compté depuis la dernière modification de l'organisation désactivée) ; une organisation sans activité depuis 18 mois suit la ligne « Organisation désactivée faute d'activité »
Les mêmes données, pour une organisation suspendue pour abus (envoi de spam, contenu abusif) ; la raison de la suspension, notée par l'opérateur	conservées pendant la suspension, jusqu'à la décision de l'opérateur : levée de la suspension (la règle ordinaire s'applique alors) ou suppression définitive
Les mêmes données, pour une organisation désactivée faute d'activité : 18 mois sans activité et sans événement prévu, puis trois messages à ses administrateurs (« Souhaitez-vous conserver votre espace ? » et deux rappels) restés sans réponse 75 jours	conservées tant qu'elle est désactivée ; une réponse, une activité ou un événement prévu arrête la procédure avant la désactivation
Demande d'espace faite sur le site : nom de l'association, sa description et son besoin, nom et adresse email de la personne	7 jours après la demande, confirmée ou non (l'espace et le compte créés, et la description gardée sur la fiche de l'espace pour l'opérateur, suivent ensuite les règles de l'organisation ; un espace dont le mot de passe n'a jamais été choisi est effacé avec son compte 30 jours après sa création)
Liste de blocage des inscriptions : adresse email ou domaine bloqué, empreinte d'une adresse IP (jamais l'adresse elle-même), raison	jusqu'au retrait par l'opérateur ou jusqu'à l'échéance choisie ; une adresse IP est toujours bloquée pour une durée limitée, 90 jours au plus
Journal des décisions de l'opérateur : espace validé, refusé, suspendu, désactivé ou supprimé (nom et identifiant de l'espace), ajout ou retrait de la liste de blocage (adresse ou domaine bloqué, jamais une adresse IP en clair), raison donnée, auteur et date	365 jours après la décision
Événement supprimé par un administrateur	effacé immédiatement, avec ses créneaux, inscriptions, invitations, réponses aux questions, responsables, pages, jalons, messages ciblés et son journal
Organisation supprimée par l'opérateur du service	effacée immédiatement, avec ses membres et ses administrateurs
Fiche absorbée par une fusion de membres : fiche inactive sans donnée personnelle, le temps que les anciens identifiants restent résolus	30 jours après la fusion
Événement terminé depuis plus de 3 ans : sur ses inscriptions, l'identité des bénévoles (nom, email, téléphone, par leur fiche de membre), leurs commentaires et téléphones ; ses réponses aux questions, invitations et responsables de secteur	anonymisées 3 ans après la fin de l'événement : ses inscriptions passent à une fiche « Bénévole effacé » par personne, sans lien avec sa fiche de membre (effectifs, heures et présences gardés, sans nom), le reste est effacé ; l'événement lui-même (titre, dates, créneaux, totaux) et les fiches des membres restent. L'organisation est prévenue 30 jours avant la première anonymisation, puis les événements qui atteignent 3 ans sont anonymisés chaque mois. Règle appliquée lorsque l'opérateur du service l'active
Membres retirés, inscriptions annulées ou refusées, questions archivées	tant que l'organisation existe (tant que leur événement existe pour les inscriptions et les questions), sauf anonymisation 3 ans après la fin de l'événement (ligne précédente) et effacement des données personnelles d'un membre à sa demande (ligne suivante)
Données personnelles d'un membre dont l'effacement est demandé : nom, email, téléphone, date de naissance, notes, étiquettes, disponibilités, commentaires et téléphones de ses inscriptions, invitations (dont « pas disponible »), réponses aux questions, abonnements aux notifications, désignations comme responsable de secteur à son adresse, emails en file d'envoi qui la concernent, résultats d'envoi	effacées immédiatement ; la fiche devient « Bénévole effacé » et ses inscriptions restent, sans identité, pour les effectifs, les heures et l'historique
Emails en file d'envoi (destinataire et contenu)	effacés chaque nuit une fois partis ; ceux en échec ou annulés 30 jours après leur mise en file
Résultats d'envoi par destinataire : statut accepté/rejeté/échec, motif normalisé, codes, empreinte de l'adresse	30 jours
Messages ciblés (objet, texte, public, nombres)	365 jours, ou avec l'événement
Invitations d'administrateur non acceptées	effacées 30 jours après leur dernier envoi
Administrateur retiré de l'équipe	effacé immédiatement
Bénévoles sans organisation ni inscription	effacés au nettoyage suivant
Sauvegardes chiffrées de la base	30 jours sur le serveur, 90 jours en copie hors site

Une donnée effacée reste dans les sauvegardes chiffrées jusqu'à leur rotation (voir la dernière ligne).

Événements terminés depuis plus de 3 ans

Pour ne pas garder sans fin les données personnelles des bénévoles, les inscriptions d'un événement terminé depuis plus de 3 ans sont anonymisées, lorsque l'opérateur du service applique cette règle :

• Ce qui part : sur ces inscriptions, le nom, l'adresse email et le téléphone des bénévoles, et leurs commentaires ; les réponses aux questions, les invitations et les responsables de secteur de l'événement.
• Ce qui reste : l'événement, ses créneaux, les effectifs, les présences et les heures. Chaque bénévole y devient « Bénévole effacé », sans lien avec sa fiche de membre. Les fiches des membres restent elles aussi, mais ces événements n'apparaissent plus dans leur historique ni sur leur attestation de bénévolat.

Vous êtes prévenu par email 30 jours avant la première anonymisation, avec la liste des événements concernés : exportez avant cette date ce dont vous avez besoin (Rapports → Archive de l'événement (JSON), attestations des membres). Ensuite, chaque mois, les événements qui atteignent 3 ans sont anonymisés de la même façon, sans nouveau message.

Un membre qui n'a participé à aucun événement depuis 3 ans garde sa fiche : vous pouvez le désactiver, ou effacer ses données, depuis Membres (voir Effacer ou supprimer un membre).

Un espace qui n'est plus utilisé

Pour ne pas garder sans fin des espaces dont personne n'a plus besoin, l'opérateur du service peut activer une vérification périodique. Elle ne concerne qu'un espace sans activité depuis 18 mois et sans événement prévu : un événement à venir ou en cours l'arrête toujours.

• Trois messages d'abord : chaque administrateur reçoit « Souhaitez-vous conserver votre espace ? », puis deux rappels 30 et 60 jours plus tard. Chaque message donne la date de désactivation.
• Un clic pour le garder : le bouton « Conserver mon organisation » du message suffit. Créer ou modifier un événement, un créneau, un membre ou un réglage compte aussi comme une réponse. La vérification recommence alors à zéro.
• Sans réponse : l'espace est désactivé 75 jours après le premier message. Plus personne ne peut s'y connecter ni s'inscrire à ses événements, mais ses données sont gardées.
• Le réactiver : sur la page de connexion, choisissez « Espace désactivé faute d'activité ? Le réactiver » et entrez l'adresse de votre compte. Le lien reçu réactive l'espace, tel que vous l'avez laissé.

Mon espace va-t-il être désactivé si je ne l'utilise qu'une fois par an ?

Non. Tant qu'un événement est prévu, ou que vous avez modifié quelque chose dans les 18 derniers mois, rien ne se passe. Et même après ce délai, vous recevez trois messages avant toute désactivation, et un clic suffit pour garder l'espace.

Supprimer une organisation

Exportez d'abord ce que vous voulez garder, puis demandez la désactivation à l'administrateur de la plateforme (adresse de contact en bas de page). L'organisation devient inaccessible immédiatement ; ses données sont effacées définitivement par le nettoyage automatique 30 jours plus tard, sauvegardes comprises à l'issue de leur propre délai. Pendant ces 30 jours, une réactivation reste possible.