Configurer les créneaux

Événements, puis l'événement, puis Gérer les créneaux (Créneaux sur un téléphone)

Un créneau correspond à un poste de bénévolat sur une plage horaire précise.

Ajouter un créneau

Champ	Description
Poste (rôle)	Intitulé générique (ex. : Accueil). Les créneaux du même rôle sont regroupés sur la même ligne du planning.
Libellé	Intitulé spécifique (ex. : Entrée principale). Laisser vide si identique au rôle.
Date	Jour du créneau
Horaires	Heure de début et de fin, de 00:00 à 23:59 (voir Horaires et créneaux de nuit)
Capacité	Nombre maximum de bénévoles
Minimum (optionnel)	Nombre de personnes sous lequel le créneau ne peut pas tourner, de 1 à la capacité (ex. : 2 pour un bar prévu à 4). Vide : le créneau a besoin de toutes ses places. Voir Minimum de personnes.
Description	Texte court, qui n'est affiché ni sur la page publique ni dans les emails. Ce n'est pas un champ confidentiel : pour ce qui doit rester à l'organisation, utilisez les notes internes ; pour ce que les bénévoles doivent savoir, les infos pratiques
Infos pratiques pour les bénévoles	Lieu de rendez-vous et consigne pratique, visibles sur la page publique d'inscription et dans les emails ; personne de contact (nom, téléphone), envoyée seulement aux inscrits (email de confirmation, rappels, page personnelle), jamais affichée publiquement, sous le libellé « Contact pour ce créneau ». Sans contact sur le créneau, les bénévoles confirmés voient le Contact le jour J de l'événement, s'il est renseigné. Facultatifs, courts : pas de fiche de mission.
Notes internes	Jamais montrées aux bénévoles
Âge minimum (optionnel)	Condition d'âge pour ce poste (ex. : 18 pour un poste avec permis de conduire). Affiché en info sur le planning public ; vérifié à l'inscription : voir Âge minimum sur un poste.
Activer la liste d'attente	Une fois le créneau complet, les bénévoles peuvent s'inscrire en liste d'attente : voir Liste d'attente
Sur validation	Chaque inscription devient une demande à accepter ou refuser : voir Inscriptions sur validation

Minimum de personnes

Un créneau peut fonctionner avec moins de monde que prévu : un bar prévu à 4 tourne à 2. Le minimum le dit, pour voir quels créneaux sont vraiment à risque. Chaque créneau qui en a un se trouve dans l'un de ces trois états, toujours écrits en toutes lettres à côté des chiffres :

• sous le minimum : moins de personnes que le minimum, par exemple « 1/4 · sous le minimum (2) » ; c'est le plus urgent ;
• minimum atteint : le créneau peut tourner, sans être complet, par exemple « 2/4 · minimum atteint » ;
• complet : toutes les places sont prises.

Comptent les inscriptions confirmées et les demandes à traiter des créneaux sur validation, qui gardent leur place ; la liste d'attente ne compte pas. Sur le planning des créneaux, une demande n'est comptée qu'une fois acceptée, comme les « inscrits ».

Le minimum va de 1 au nombre de places. Pour baisser les places sous le minimum, baissez d'abord le minimum (un message le rappelle). Un créneau sans minimum s'affiche comme avant, sans ces mentions.

Le minimum apparaît sur le planning des créneaux (avec un cadre en pointillés autour d'un créneau sous son minimum), dans Où manque-t-il du monde ?, dans Chercher des bénévoles, sur le tableau de bord, sur la page des responsables de secteur, dans le résumé de l'événement et dans les plannings imprimés par jour et par poste. La page publique n'en dit rien : les bénévoles voient seulement les places libres. Il se règle dans le formulaire du créneau, dans Créer une série de créneaux et depuis le planning (voir Modifier vite depuis le planning, où Appliquer à tout le poste l'applique avec les places). Il est copié quand on duplique le créneau ou l'événement.

Un créneau est créé ouvert ; son état (inscriptions ouvertes, fermées, complet, créneau annulé) se change ensuite depuis le planning (voir Modifier vite depuis le planning).

Pour couvrir une plage horaire avec des créneaux qui se suivent, voir Créer une série de créneaux ; pour une permanence qui revient chaque semaine, voir Permanences récurrentes. Pour renommer, réordonner ou colorer les postes, voir Gérer les postes.

Questions fréquentes

J'organise un événement sur plusieurs jours avec des postes différents chaque jour : comment je structure ça ?

Un seul événement, un seul planning : la timeline des créneaux affiche chaque jour de l'événement l'un sous l'autre. Créez un poste par type de mission (« Sécurité », « Bar »…) une seule fois : il regroupe automatiquement tous ses créneaux, même sur des jours différents et avec des horaires ou des capacités qui changent d'un jour à l'autre.