Rappels et changements de créneau

Chaque bénévole confirmé d'un événement publié reçoit des rappels par email avant chaque journée de créneaux, et un email quand un de ses créneaux change d'horaire ou est annulé. Les demandes sur validation et les places en liste d'attente ne reçoivent aucun rappel tant qu'elles ne sont pas confirmées.

Côté bénévole

Les rappels arrivent dans ta boîte email, avec tes créneaux du jour, leurs infos pratiques et la personne à contacter : environ 2 jours avant, la veille, puis 2 à 4 heures avant ton premier créneau du jour. Avec plusieurs créneaux le même jour pour le même événement, un seul email les regroupe à chaque fois. Quand l'organisation a fixé un délai d'annulation plus tôt que le début du créneau, le rappel donne la date limite, ou dit qu'elle est passée et qu'il faut prévenir l'organisation directement. Si un horaire change ou si un créneau est annulé, un email te prévient ; pense alors à mettre à jour ton calendrier (voir Ma page personnelle).

Recevoir les rappels sur ton téléphone

Sur ta page personnelle, le bouton Recevoir des rappels push active les notifications du navigateur (il figure aussi sur la page de confirmation si ton inscription vient d'un lien d'invitation). Tu reçois alors, en plus de l'email, un rappel 2 jours avant, la veille et le jour de ton créneau, et les messages urgents de l'organisation quand elle choisit de te prévenir aussi par notification (le message complet arrive toujours par email). Avec plusieurs créneaux le même jour pour le même événement, un seul rappel (email et notification) les regroupe ; un créneau sur un autre événement le même jour garde son propre rappel.

Ton navigateur te demande d'abord ton autorisation ; tu peux la retirer à tout moment dans ses réglages. Le bouton n'apparaît pas si ton navigateur ne gère pas les notifications ou si le site ne les propose pas. Si l'activation échoue, un message sous le bouton le dit : tu peux réessayer un peu plus tard.

Je ne veux pas oublier mon créneau le jour J

Active les notifications du navigateur sur ta page personnelle (voir ci-dessus) : en plus de l'email, tu reçois un rappel 2 jours avant, la veille et le jour même.

Côté organisation

Rappels automatiques

Pour un événement publié, chaque bénévole confirmé reçoit des rappels par email :

• J-2 (environ 48 h avant son premier créneau du jour) : rappel avec le détail des créneaux ;
• J-1 (environ 24 h avant) : rappel court ;
• Jour J (2 à 4 h avant) : rappel de dernière minute.

Les rappels sont regroupés par bénévole, par événement et par jour : une personne inscrite sur plusieurs créneaux le même jour pour un même événement reçoit un seul email par rappel (un seul J-2, un seul J-1, un seul rappel du jour), listant tous ses créneaux de ce jour-là dans l'ordre des horaires. Inscrite le même jour sur un autre événement, elle reçoit un email séparé pour celui-ci. Un créneau de nuit (qui se termine après minuit) compte sur son jour de début. Une inscription faite après l'envoi du rappel du jour (inscription tardive) reçoit son propre rappel, sans jamais en manquer ni en dupliquer un.

Notifications de modification

• Annulation d'un créneau : les bénévoles inscrits sont avertis automatiquement par email et leur inscription est annulée.
• Modification des horaires : un email est envoyé aux bénévoles inscrits.

Régler les rappels

Les rappels partent sans intervention de votre part pour les événements publiés, sauf ceux décochés pour toute l'organisation dans Paramètres, puis Emails (voir Réglages des emails). Pour couper tous les rappels d'un seul événement, décochez Rappels automatiques dans son formulaire de modification ; cochée, la case laisse s'appliquer les réglages de l'organisation.

La section Communications de la page de l'événement indique ce qui partira vraiment pour cet événement : les rappels envoyés avec leur délai, ceux désactivés pour l'organisation, ou l'absence de rappel (désactivés pour l'organisation, coupés pour cet événement, ou plus aucun créneau à venir). Pour un brouillon, elle précise que les rappels ne partent qu'une fois l'événement publié. Ses liens mènent à la case Rappels automatiques de l'événement et aux réglages des emails de l'organisation.

Pour envoyer vous-même un rappel à tous les inscrits, voir Rappel manuel.

Un bénévole inscrit sur plusieurs créneaux le même jour reçoit-il beaucoup de rappels ?

Non : une personne inscrite sur trois créneaux d'une même journée reçoit un seul email à J-2, un seul à J-1 et un seul le jour même, listant ses trois créneaux. Si elle est aussi inscrite le même jour sur un autre événement, elle reçoit un email séparé pour celui-ci. Pour envoyer moins de rappels encore, décochez ceux qui ne vous servent pas dans Paramètres, puis Emails : le réglage vaut pour toute l'organisation.