Guide administrateur
Bienvenue ! La documentation des organisateurs est rangée en pages courtes, une par tâche : créer l'événement, poser les créneaux, inviter les membres de votre pool, suivre les inscriptions en direct, le jour J et les réglages de l'organisation. Les règles d'inscription (liste d'attente, inscriptions sur validation, âge minimum) et les rappels ont chacune leur page, partagée avec les bénévoles. Pour un premier événement, suivez Créer son premier événement : huit étapes, de la demande d'espace au lien partagé.
Voir la vidéo : Organiser ses bénévoles, du premier réglage au jour J (5 min)
Une question ? Voir les questions fréquentes des organisateurs. Un problème, une idée d'amélioration ? Voir Signaler un problème ou proposer une amélioration.
Questions fréquentes
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Démarrer
- Créer son premier événementDe la demande d'espace au lien partagé : les huit étapes pour publier un premier événement et recevoir ses premières inscriptions.
- Créer l'espace de votre associationDemander un espace en ligne, confirmer son adresse, puis tout préparer pendant la courte vérification.
- Se connecterSe connecter à l'administration, activer son compte depuis une invitation, changer ou réinitialiser son mot de passe.
- Premiers pasLa liste Premiers pas guide la mise en place d'une nouvelle organisation, de la page publique à une inscription de test.
- Tableau de bordLe tableau de bord liste ce qui demande votre attention, du plus urgent au moins urgent, puis les chiffres clés de l'organisation.
- RechercherRetrouver en une recherche les bénévoles, leurs inscriptions, les événements et les créneaux de toute l'organisation.
Préparer l'événement
- Créer un événementCréer un événement en trois étapes, depuis un modèle ou une page blanche, puis le modifier avec l'enregistrement automatique.
- Dupliquer un événementRepartir d'un événement existant pour l'édition suivante, avec ses créneaux et réglages décalés à la nouvelle date.
- Configurer les créneauxPoser les créneaux d'un événement sur le planning : poste, horaires, places, infos pratiques et notes internes.
- Créer une série de créneauxCouvrir une plage horaire avec des créneaux qui se suivent, de même durée, en une seule saisie avec un aperçu.
- Permanences récurrentes, NouveauUne permanence qui revient chaque semaine se décrit une fois ; toutes ses dates sont créées, jours fériés et fermetures exclus.
- Horaires et créneaux de nuitSaisir les horaires d'un créneau de 00:00 à 23:59, et poser un créneau qui passe minuit ou commence après minuit.
- Modifier vite depuis le planningChanger les places, les horaires ou l'état d'un créneau, le dupliquer ou le supprimer sans quitter le planning.
- Gérer les postesRéordonner, renommer, supprimer ou colorer les postes, limiter les créneaux par personne et réserver un poste à certains membres.
- Programme des spectaclesAfficher les spectacles en fond coloré sur le planning, pour que les bénévoles situent leurs créneaux par rapport au programme.
- Questions aux bénévolesAjouter jusqu'à 5 questions au formulaire d'inscription, puis compter les réponses pour passer commande.
- Pages personnalisées de l'événementAjouter à un événement des pages libres (règlement, accès, ce qu'il faut apporter), liées depuis sa page d'inscription.
- Responsables de secteurDésigner des bénévoles responsables d'un poste : un lien personnel, sans compte, leur montre qui est inscrit sur ce poste.
- Jalons de l'événementUne liste de dates clés à cocher sur la page de l'événement, avec les jalons en retard mis en évidence.
Publier et partager
- Publier un événementVérifier ce qui manque, prévisualiser comme un bénévole, puis publier l'événement, répertorié ou non sur la page publique.
- Partager le lien de l'événementCopier ou partager le lien d'un événement publié, son QR code, un lien par groupe filtré sur ses postes, ou l'inscription sur votre site.
- Ouvrir et fermer les inscriptionsOuvrir ou fermer les inscriptions d'un événement publié, à la main ou à une date programmée, en gardant le planning visible.
- Archiver ou supprimer un événementArchiver un événement terminé pour le retirer du public, ou le supprimer définitivement après l'avoir sauvegardé.
Suivre l'événement
- Suivre les inscriptions, Mis à jourLe tableau des inscriptions d'un événement : coordonnées, statut, actions groupées, et ajout d'une personne à la main.
- Où manque-t-il du monde ?Voir en une page les créneaux et les postes qui manquent de monde, puis proposer ces créneaux à des membres choisis.
- Journal de l'événementL'historique de tout ce qui s'est passé sur un événement, à explorer, rejouer à un instant donné ou raconter en une phrase.
Le jour J
- Présences le jour JLe jour J, suivre sur téléphone les créneaux en cours et à venir, et marquer les présences à l'arrivée des bénévoles.
- Rapports, badges et résuméLes plannings et listes à imprimer, les badges des bénévoles, le résumé pour faire le bilan et l'archive complète d'un événement.
Membres et invitations
- Gérer les membresLe répertoire des bénévoles de l'organisation : ajout, import, adresses à vérifier, heures données et attestation de bénévolat.
- Doublons et fusion de fichesRepérer les fiches de membres qui désignent sans doute la même personne, puis fusionner deux fiches avec un aperçu complet.
- Effacer ou supprimer un membreSupprimer une fiche inactive sans inscription, ou effacer les données personnelles d'un membre qui le demande.
- Inviter des membres à un événementInviter des membres à un événement par email, suivre qui a répondu, et relancer les invités qui n'ont pas encore de créneau.
Communiquer avec les bénévoles
- Écrire aux bénévolesEnvoyer un email aux inscrits d'un événement, d'un poste ou d'un créneau, avec des modèles, et retrouver les messages envoyés.
- Réglages et suivi des emailsRégler les rappels, les alertes et l'adresse de réponse de l'organisation, et suivre l'état de chaque email envoyé.
Paramètres de l'organisation
- Gérer l'équipe adminLes deux rôles d'administrateur, propriétaire et organisateur, et comment inviter, changer de rôle ou retirer un admin.
- Exporter et conserver ses donnéesExporter un événement, les membres ou le journal à tout moment, et savoir combien de temps chaque donnée est conservée.
- Journal d'activité de l'organisationLa liste chronologique de ce qui concerne l'organisation plutôt qu'un événement : membres, comptes admin, emails, réglages.
- Personnaliser l'organisationLe nom, l'adresse publique, le logo, le titre de la page publique et le fuseau horaire de l'organisation.
- Charte du bénévolePersonnaliser la convention que les bénévoles acceptent avant de s'inscrire, et retrouver la preuve de leur acceptation.
Règles d'inscription
- Liste d'attenteQuand un créneau est complet, les bénévoles rejoignent une liste d'attente ; une place libérée est proposée à la suite, 24 heures pour répondre.
- Inscriptions sur validationSur un poste sensible, chaque inscription devient une demande que l'organisation accepte ou refuse ; la place reste réservée en attendant.
- Âge minimum sur un posteUn poste peut exiger un âge minimum : la date de naissance est demandée à l'inscription et l'âge compte au jour du créneau.
Après l'inscription
- Rappels et changements de créneauLes rappels envoyés avant chaque journée de créneaux, par email ou notification sur le téléphone, et les messages quand un créneau change ou est annulé.
Aide
- Aide et retoursOuvrir l'aide d'un écran de l'administration, et signaler un problème ou proposer une amélioration par email.
- Questions fréquentes des organisateursLes questions que se posent souvent les organisateurs, chacune reliée à la page de la documentation qui y répond.