Inscriptions sur validation

Pour un poste sensible (conduite, caisse, sécurité, une qualification), l'organisation peut choisir elle-même qui le tient : sur un créneau sur validation, une inscription devient une demande, que l'organisation accepte ou refuse. La demande garde sa place jusqu'à la décision.

Côté bénévole

Le créneau indique « Sur validation »

Tu t'inscris normalement, mais ton inscription est une demande : le récapitulatif et la page après l'envoi le disent. La place t'est réservée le temps que l'organisation réponde. Tu reçois un email « Demande reçue » avec ton lien personnel ; sur ta page personnelle, tu suis la demande et peux la retirer (Retirer ma demande). Si elle est acceptée, tu reçois l'email de confirmation habituel ; sinon, un email te le dit. Les rappels ne concernent que les créneaux confirmés.

Côté organisation

Cochez Sur validation dans le formulaire du créneau (ou dans la série de créneaux). Quand les demandes remplissent le créneau, les suivants vont en liste d'attente (ou le créneau est complet). Ensuite :

• le bénévole voit le créneau marqué « Sur validation » sur la page publique et dans le récapitulatif, puis « Demande envoyée » après l'envoi. Il reçoit un email « Demande reçue » avec son lien personnel, où il suit sa demande et peut la retirer ;
• dans les inscriptions de l'événement, chaque demande porte les boutons Accepter et Refuser, et la case Demandes à traiter n'affiche qu'elles. Un récapitulatif dit ce qui va se passer avant de confirmer ;
• Accepter fait de la demande une inscription confirmée : le bénévole reçoit l'email de confirmation habituel, et les responsables du poste sont prévenus ;
• Refuser libère la place, proposée ensuite à la liste d'attente. Le bénévole reçoit un email poli, sans raison, sauf si vous écrivez un message (facultatif) ;
• chaque décision est inscrite dans le journal de l'événement (le texte du message n'y figure pas).

Les demandes ne reçoivent pas les rappels, ne figurent pas sur les feuilles de présence et les exports, et ne font pas partie de « tous les inscrits » dans les messages ciblés. Une demande compte comme une inscription pour les doublons, les chevauchements et la limite de créneaux par personne. Tant qu'elle n'est pas acceptée, elle garde sa place sans compter parmi les inscrits : la page de l'événement l'affiche à côté des inscrits (« + 2 demandes à traiter ») et ne la compte pas dans les places restantes, et « Où manque-t-il du monde ? » ne compte pas sa place comme manquante, avec un lien vers les demandes à traiter. Les Rapports ne la montrent nulle part, coordonnées comprises. Une place proposée depuis la liste d'attente sur un créneau sur validation devient, elle aussi, une demande. Si le créneau est annulé, les demandes le sont aussi, avec le même email que les inscrits.

Une personne ajoutée à la main est inscrite directement, sans demande. Cocher Sur validation ne change rien aux inscriptions déjà confirmées ; le décocher laisse les demandes en cours à traiter. Les demandes en attente apparaissent dans Ce qui demande votre attention.