Inviter des membres à un événement

Événements, puis l'événement, puis Inviter des membres (Inviter sur un téléphone)

Les invitations permettent d'envoyer des emails personnalisés aux membres de votre liste, avec un lien pré-rempli vers la page d'inscription.

Envoyer des invitations

1. Cliquer sur + Inviter des membres
2. Sélectionner les membres par nom ou par tag
3. Optionnel : ajouter un message personnalisé (visible dans l'email)
4. Cliquer sur Envoyer N invitation(s)

Chaque membre reçoit un email avec un lien unique qui pré-remplit son prénom, nom, email et téléphone sur la page d'inscription. Ce lien ouvre aussi les postes à accès réservé aux membres qui portent la bonne étiquette (voir Gérer les postes).

Pour proposer des créneaux précis qui manquent de monde à des membres choisis, utilisez plutôt Chercher des bénévoles depuis Où manque-t-il du monde ? : les membres pas encore invités y reçoivent leur invitation avec la liste des créneaux concernés.

Suivre l'état des invitations

Le tableau affiche pour chaque membre invité l'un de trois statuts :

• ✓ Participation confirmée
• Pas disponible : la personne a répondu depuis son lien d'invitation qu'elle ne pouvait pas venir cette fois (voir ci-dessous)
• Sans réponse : ni inscription confirmée, ni réponse

Les compteurs en haut récapitulent : Invités, Inscrits, Pas disponible et Sans réponse ; ils s'additionnent toujours au nombre d'invités. Cliquer sur un compteur filtre le tableau sur cet état ; cliquer sur Invités l'efface.

Tester l'envoi d'email envoie un exemple de l'email d'invitation à l'adresse de votre choix, pour vérifier le rendu avant d'inviter.

Pas disponible

L'email d'invitation et la page de l'événement ouverte depuis le lien personnel proposent un second lien, Je ne suis pas disponible pour cet événement, qui ouvre une étape de confirmation avant d'enregistrer quoi que ce soit (un simple aperçu du lien dans la messagerie ne répond jamais à la place de la personne). Aucune raison n'est demandée. La personne peut changer d'avis à tout moment : s'inscrire depuis ce même lien efface le statut « Pas disponible » ; se désinscrire ensuite de tous ses créneaux ne le remet pas.

Relancer les invités sans réponse

Le compteur Sans réponse compte les membres invités qui n'ont encore ni inscription confirmée ni réponse à l'événement (ceux qui ne sont qu'en liste d'attente en font partie). Le bouton Relancer les N sans créneau leur renvoie un rappel, sans message personnalisé, contrairement à l'invitation initiale ; une confirmation récapitule l'envoi avant qu'il parte et précise combien de personnes ayant indiqué ne pas être disponibles ne sont pas relancées. Écrire un message aux N sans créneau ouvre Écrire aux bénévoles avec ce public déjà choisi, pour un texte libre ; la même exclusion s'applique, et l'aperçu comme la confirmation disent combien de personnes en ont été exclues.