Générer une proposition d'affectations
Générer une proposition d'affectations en brouillon, lire son résultat, verrouiller et corriger, puis décider de publier.
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Dans cette vidéo
Dans cette vidéo, vous générez une proposition d'affectations sur un événement qui recueille les disponibilités, vous lisez son résultat, puis vous verrouillez, corrigez et gardez la main sur la publication.
Pour aller plus loin
Les étapes (6)
- Sur la page Affectations en brouillon, ouvrez Générer une proposition.
- Dans Nouvelle proposition, vérifiez Ce qui est vérifié, puis choisissez les dates et les postes dans Périmètre.
- Incluez les personnes, choisissez Appliquer la suggestion pour remplir les objectifs d'heures et ajustez celui de chacun.
- Indiquez si besoin un Poste souhaité ou un Poste à éviter, ouvrez au besoin Rotation, nuit et réserve, puis choisissez Générer une proposition.
- Lisez le résultat, en haut de la page : les places couvertes, l'état, les Places restées vides avec leur raison, la Charge par personne et les Affectations proposées. Proposer une autre répartition en cherche une autre, sur le même périmètre et avec les mêmes réglages.
- Dans Affectations en brouillon, verrouillez ou corrigez les brouillons (un retrait demande une confirmation), puis choisissez Publier les affectations quand vous êtes prêt.
À retenir (4)
- Une personne n'est placée que sur un créneau entièrement couvert par ses disponibilités, en respectant les règles de l'événement et la protection des pauses et de la charge, qui doit être activée.
- Avec les mêmes choix et les mêmes données, une première proposition est toujours la même ; Proposer une autre répartition en cherche une autre, si elle existe.
- Une nouvelle proposition ne remplace jamais un brouillon verrouillé, marqué d'un cadenas, ni un brouillon manuel.
- Rien n'est publié et aucun bénévole n'est prévenu avant Publier les affectations. C'est une fonction en bêta : votre organisation doit participer à la bêta.
Transcription complète
La proposition d'affectations, en bêta, prépare un planning en brouillon selon les disponibilités, les règles de l'événement et l'objectif d'heures de chacun. Rien n'est publié, et aucun bénévole n'est prévenu, sans votre décision.
Aux Rencontres du Val d'Orsel, onze personnes ont indiqué leurs disponibilités. Depuis la page Disponibilités, ouvrons Affectations en brouillon : une ligne par personne, une colonne par date avec les places à pourvoir, et encore aucune affectation. Cliquons sur Générer une proposition.
Ce qui est vérifié rappelle les règles toujours respectées, dont la protection des pauses et de la charge, ici activée. Dans Périmètre, les trois dates et les cinq postes sont cochés : quatorze créneaux, trente et une places à pourvoir.
Jules n'a pas répondu : il n'est pas inclus. Les objectifs d'heures sont vides : Appliquer la suggestion les remplit, six heures par date où la personne est libre. Noah ne veut que six heures en tout : tapons six.
Pour Emma, Bar des Tilleuls comme poste souhaité ; pour Lucas, Parking comme poste à éviter. Ces souhaits passent après les règles et l'équilibre des heures.
Rotation, nuit et réserve reste replié, sans réglage. Puis Générer une proposition : avec les mêmes données et les mêmes réglages, ce premier calcul donne la même proposition.
En quelques secondes, le résultat s'affiche en haut de la page : vingt-neuf places couvertes sur trente et une, écrites dans les brouillons. Couverture complète impossible : personne n'est disponible pour tout le rangement du Kiosque, dimanche soir, et la raison est écrite. Proposer une autre répartition en chercherait une autre, sur le même périmètre.
La charge par personne compare les heures prévues à l'objectif de chacun : Noah a ses six heures. Dans Affectations proposées, chaque ligne dit pourquoi. Emma est au bar vendredi : disponible sur tout le créneau, c'est son poste souhaité.
De retour au planning, chaque brouillon proposé porte la mention Proposé. Ouvrons celui d'Emma, puis Verrouiller : une nouvelle proposition ne le remplacera pas. Le cadenas le signale sur le planning.
Léa doit partir plus tôt vendredi : ouvrons son brouillon de billetterie, puis Retirer ce brouillon, et confirmons. Dans la case de Lou, Ajouter, puis Ajouter en brouillon sur la billetterie. Une proposition ne remplace jamais un brouillon manuel.
Publier les affectations demande une confirmation : alors seulement les places sont prises, et chacun reçoit son email. Annulons ici. Tant que vous ne publiez pas, la proposition reste un brouillon, et aucun bénévole n'est prévenu. La vidéo suivante montre la publication, et ce que reçoivent les bénévoles.
À propos de cette vidéo
- Durée
- 3 min
- Niveau
- Avancé
- Public
- Organisateur
- Fonctionnalité liée
- Proposition d'affectations
- Mise à jour
- 1 novembre 2026