Pour les associations
Logiciel de planning pour bénévoles
benevol.app est un logiciel de planning pour les bénévoles d'un événement. Vous découpez la journée en postes et en créneaux, puis vous partagez un lien. Chaque bénévole choisit ses créneaux depuis son téléphone, sans créer de compte ni installer d'application.
Il sert aux événements d'associations, de la buvette d'un après-midi au festival sur plusieurs jours, en passant par la fête de village ou la manifestation sportive. Les horaires d'une équipe salariée, en revanche, ce n'est pas son rôle. Il est gratuit, hébergé en France, et open source : son code est public et libre de réutilisation.
Le principe en trois étapes
Étape 1 : Vous construisez le planning
Un poste par mission (accueil, bar, parking), et pour chacun des créneaux avec le nombre de places voulu. La Frise affiche le tout, jour par jour.
Étape 2 : Vous partagez un lien
Envoyez-le par email, postez-le sur les réseaux de l'association ou imprimez-le sur une affiche. Les bénévoles ouvrent la page, choisissent leurs créneaux et confirment.
Étape 3 : Vous suivez les inscriptions
Vous voyez où il manque du monde pendant que les confirmations et les rappels partent par email. Le jour J (le jour de l'événement), vous savez qui est arrivé.
Pour l'organisateur : postes, créneaux et Frise
Un événement se découpe en postes, et chaque poste en créneaux avec le nombre de places voulu. Un créneau de nuit peut finir le lendemain, et l'événement peut s'étaler sur plusieurs jours. La Frise montre une journée entière, une ligne par poste, avec sur chaque ligne les créneaux et leurs places prises et libres.
Pour une buvette ouverte de 10 h à 22 h, inutile de saisir six créneaux de deux heures un par un : le bouton Créer une série les génère d'un coup, après un aperçu. Si vous reprenez l'édition de l'an dernier, dupliquez-la et ses dates seront décalées. Sinon, partez d'un modèle (festival, buvette, manifestation sportive, fête de village).
L'événement reste en brouillon tant que vous ne le publiez pas, et une page de vérification vous signale avant ce qui manque. Une fois l'événement publié, vous copiez son lien ou téléchargez son QR code pour l'affiche. Vos bénévoles habituels peuvent être importés depuis un fichier CSV (ouvrable dans un tableur) ou Excel, puis invités par email avec un lien vers la page d'inscription.
Voir la vidéo : Préparer, publier et partager un planning bénévole (3 min)
En savoir plus : créer un événement, configurer les créneaux, publier un événement, partager le lien.
Pour le bénévole : un lien, sans compte ni application
- Rien à installer, aucun mot de passe : le bénévole ouvre le lien dans le navigateur de son téléphone ou de son ordinateur.
- Plusieurs créneaux en une fois. Le bénévole voit les places restantes, deux créneaux qui se chevauchent lui sont signalés, et un récapitulatif s'affiche avant de confirmer. Il donne son nom et son email, plus son téléphone si vous le demandez.
- Une confirmation par email, avec un lien personnel pour retrouver ses créneaux, les annuler ou les ajouter à son calendrier. Un lien perdu se redemande avec son adresse email.
- Des rappels automatiques deux jours avant, la veille et le jour même, regroupés en un seul message quand il a plusieurs créneaux le même jour.
- Une liste d'attente quand un créneau est complet : si une place se libère, la personne suivante la reçoit par email et a 24 heures pour la prendre.
Voir la vidéo : S’inscrire comme bénévole depuis son téléphone (1 min)
En savoir plus : s'inscrire, la page personnelle du bénévole, les rappels, la liste d'attente.
Avant l'événement : voir où il manque du monde
- Les créneaux à compléter viennent en tête, en commençant par ceux où il manque le plus de monde, avec les postes où personne n'est encore inscrit.
- Chercher des bénévoles parmi vos membres pour ces créneaux, puis leur écrire en une seule fois. C'est vous qui choisissez à qui écrire, et aucun créneau ne leur est attribué d'office.
- Des messages ciblés à tous les inscrits, à un poste, à un créneau ou à la liste d'attente, avec un aperçu avant l'envoi.
- Les inscrits sont prévenus par email si un créneau change d'horaire ou est annulé.
Voir la vidéo : Voir précisément où il manque du monde (4 min)
En savoir plus : où manque-t-il du monde ?, écrire aux bénévoles.
Le jour J : feuilles imprimées et page sur le téléphone
- Une page jour J pour le téléphone : les créneaux en cours et ceux des trois prochaines heures, qui est arrivé et qui manque. Touchez « Marquer présent » quand un bénévole arrive, ou son numéro pour l'appeler.
- Des feuilles pour le terrain : le planning par jour, par poste et par bénévole, et une feuille de présence à cocher, à imprimer ou à enregistrer en PDF.
- Des badges à imprimer et découper, avec le prénom et le poste de chaque bénévole.
- Des responsables de secteur qui suivent les bénévoles de leur poste depuis un lien personnel, sans compte.
Voir la vidéo : Accueillir les bénévoles et corriger une présence (7 min)
En savoir plus : les présences le jour J, rapports, badges et résumé, les responsables de secteur.
Après l'événement : heures, attestation et exports
- Le bilan de l'événement compte les bénévoles distincts, nouveaux et de retour, les heures planifiées et les heures effectuées (présence notée le jour de l'événement), le remplissage par poste et les créneaux restés incomplets.
- Les heures par bénévole sur une période, dans un fichier CSV, pour un rapport annuel ou un dossier de subvention.
- Une attestation de bénévolat à imprimer pour un membre et une période, avec ses événements, ses postes et ses heures.
- Vos données vous appartiennent : vous pouvez exporter à tout moment vos membres, le journal d'activité et l'archive complète d'un événement.
Voir la vidéo : Préparer les bons documents pour le terrain (5 min)
Un outil sur lequel compter
Vous ne payez rien, et le nombre de bénévoles ou d'événements n'est pas plafonné. Le code est open source, publié sous licence AGPL : chacun peut le lire, et une association qui préfère l'installer sur son propre serveur peut le faire.
Les données sont hébergées en France. Une copie de sauvegarde chiffrée, illisible sans sa clé, est gardée en Suisse. Le site ne dépose aucun cookie de pistage, d'analyse ou de publicité, et un accord de sous-traitance fixe par écrit comment benevol.app traite les données de votre association.
L'inscription et l'administration s'utilisent au clavier et avec un lecteur d'écran. La déclaration d'accessibilité dit ce qui est testé et les limites connues.
Questions fréquentes
Est-ce vraiment gratuit ?
Oui. benevol.app n'a ni abonnement, ni fonction payante, ni plafond de bénévoles ou d'événements. Le code est open source, sous licence AGPL : il est public et libre de réutilisation. Si l'outil vous rend service, vous pouvez soutenir le projet par un don.
Est-ce adapté à une petite association ?
Oui. Une buvette d'un après-midi peut tenir en deux postes et quelques créneaux, sans rien d'autre à régler. Un modèle d'événement vous donne une base, et la liste des premiers pas vous guide jusqu'au lien partagé, sans formation.
Les bénévoles doivent-ils créer un compte ?
Non. Ils ouvrent le lien de l'événement, choisissent leurs créneaux et confirment avec leur nom et leur email. L'email de confirmation contient un lien personnel pour retrouver, annuler ou ajouter leurs créneaux à leur calendrier.
Faut-il installer une application ?
Non, ni pour vous ni pour les bénévoles. Tout se passe dans le navigateur, sur téléphone comme sur ordinateur. La page d'inscription est pensée d'abord pour le téléphone.
Peut-on compter les heures de bénévolat pour un financeur ?
Oui. Le bilan de chaque événement donne les heures planifiées et les heures effectuées, celles où la présence a été notée le jour de l'événement. L'export des heures par bénévole sur une période, en CSV (un fichier qui s'ouvre dans un tableur), et l'attestation de bénévolat imprimable servent au rapport annuel ou à une demande de subvention.
Est-ce adapté à une fête de village ou à un festival ?
Oui, c'est l'usage prévu : des modèles existent pour un festival, une buvette, une manifestation sportive et une fête de village. Un événement peut durer plusieurs jours, avec des créneaux de nuit, et des responsables de secteur peuvent suivre leur poste depuis un lien personnel.
Comment commencer ?
Créez votre espace en ligne depuis la page d'inscription : il est prêt dès que vous avez confirmé votre adresse, à l'adresse de votre association, du type votre-association.benevol.app. Vous préparez votre événement tout de suite ; la publication suit une courte vérification. La page Créer son premier événement vous mène ensuite, étape par étape, jusqu'au lien partagé.
Démarrer
Une question avant de vous lancer ? Les tutoriels vidéo montrent chaque étape en quelques minutes, et la page Fonctionnalités détaille tout ce que fait benevol.app.