Pour qui ?
Les bénévoles d'une manifestation sportive
Une course populaire se joue en une matinée. Il faut du monde aux dossards dès 7 h, un signaleur à chaque carrefour avant le départ et un ravitaillement prêt au passage des premiers coureurs. benevol.app place chaque bénévole à son point, avec l'heure et la consigne, et vous montre le matin même qui est arrivé.
Le service est gratuit aujourd'hui, le code est open source et les données sont hébergées en France.
Une matinée de course type
Le modèle « Manifestation sportive » prépare une matinée :
- les inscriptions et les dossards de 7 h à 10 h, quatre personnes ;
- les signaleurs de parcours de 8 h 30 à 12 h 30, huit personnes ;
- le ravitaillement de 9 h à 13 h, six personnes ;
- l'arrivée et les résultats de 10 h à 14 h ;
- le rangement de 13 h à 15 h.
Vous adaptez ensuite les horaires, les places et les postes à votre parcours. Un tournoi sur deux jours ou un week-end de compétition se prépare de la même façon, avec un événement sur plusieurs jours.
En savoir plus : créer un événement, configurer les créneaux.
Chaque signaleur à son carrefour
Le poste « Signaleurs » peut compter un créneau par point du parcours, chacun avec son libellé (« Carrefour de l'église », « Sortie du bois ») et une ou deux places. Le bénévole sait ainsi où il sera posté avant de choisir.
Chaque créneau peut porter un lieu de rendez-vous et une consigne courte, par exemple « gilet à retirer au stand des dossards ». Le bénévole les retrouve sur la page d'inscription, dans son email de confirmation, dans ses rappels et sur sa page personnelle. Le nom et le téléphone d'un contact sur place ne sont envoyés qu'aux inscrits, jamais affichés publiquement.
Si un club partenaire fournit une partie des bénévoles, Créer un lien pour un groupe lui donne son propre lien et son QR code, qui n'affichent que les postes que vous lui confiez.
Voir la vidéo : Ajouter et modifier un créneau dans le détail (2 min)
Joindre tout le monde le matin même
Vous pouvez rendre le téléphone obligatoire à l'inscription. Le jour de la course, la page du jour J s'utilise sur votre téléphone : les créneaux en cours et ceux des trois prochaines heures, « 6 présents sur 8 attendus », le nom de ceux qui ne sont pas encore marqués, et leur numéro, qu'un toucher appelle.
Depuis « Écrire aux bénévoles », un message part en une fois à tous les signaleurs, et à eux seuls, avec un aperçu avant l'envoi.
Voir la vidéo : Accueillir les bénévoles et corriger une présence (7 min)
En savoir plus : les présences le jour J, écrire aux bénévoles, le tutoriel vidéo sur les présences.
Le départ est décalé d'une heure
Depuis le planning, vous changez les horaires d'un créneau avec Décaler, et Appliquer au poste met les mêmes places et le même libellé sur ses créneaux du jour ou de tout l'événement. Les inscrits reçoivent un email quand l'horaire de leur créneau change ou que le créneau est annulé : vous n'avez pas à les prévenir un par un.
Après la course
La feuille de présence s'exporte en CSV, avec l'heure du pointage. Le bilan de l'événement compte les bénévoles, en distinguant les nouveaux de ceux qui reviennent, et les heures effectuées. Pour l'édition suivante, vous dupliquez celle-ci et toutes ses dates sont décalées.
En savoir plus : rapports, badges et résumé, dupliquer un événement.
Questions fréquentes
Peut-on mettre deux signaleurs au même carrefour ?
Oui. Chaque créneau a son propre nombre de places : un carrefour dangereux peut demander deux personnes, un chemin de campagne une seule.
Un bénévole peut-il tenir les dossards puis aller sur le parcours ?
Oui, si ses créneaux ne se chevauchent pas. Les dossards de 7 h à 10 h et un poste de signaleur qui commence à 8 h 30 se chevauchent : la page d'inscription le signale, et les deux ne peuvent pas être pris ensemble. Avec un poste de signaleur qui commence à 10 h, les deux créneaux s'enchaînent et l'inscription passe.
Les signaleurs reçoivent-ils leur consigne avant la course ?
Oui. Le lieu de rendez-vous et la consigne du créneau figurent dans l'email de confirmation et dans les rappels, envoyés deux jours avant, la veille et le jour même.
Comment savoir, le matin, qui manque encore ?
La page du jour J affiche pour chaque créneau le nombre de présents sur le nombre attendu, et les personnes pas encore marquées. Une arrivée se pointe d'un toucher, et plusieurs organisateurs peuvent pointer en même temps depuis leur téléphone.
Démarrer
Créez l'espace de votre club ou de votre comité d'organisation, puis partez du modèle « Manifestation sportive ». Les autres situations sont décrites sur la page Pour qui ?.