Pour qui ?
Les bénévoles d'une fête de village
D'une année à l'autre, une fête de village repose sur les mêmes personnes : le comité, quelques familles fidèles, les jeunes qui tiennent le bar le samedi soir. benevol.app met tous leurs créneaux sur une seule page, que vous partagez par un lien. Chacun choisit ses heures depuis son téléphone, sans créer de compte.
C'est gratuit, open source et hébergé en France.
Une édition type
Le modèle « Fête de village » prépare deux jours, un samedi et un dimanche, que vous adaptez ensuite à votre programme :
- le samedi matin, le montage de 9 h à 12 h, avec six personnes ;
- le samedi soir, la buvette par créneaux de trois heures, de 17 h à 2 h du matin, et les grillades de 18 h à 22 h ;
- le dimanche, la buvette de 11 h à 20 h, l'animation pour les enfants de 14 h à 17 h, puis le démontage à partir de 20 h.
Le dernier créneau de buvette, de 23 h à 2 h, se termine le lendemain. Le planning l'affiche « 23h–02h +1 » et le range bien le samedi.
Le modèle prévoit quatre personnes par créneau de buvette. Si elle peut tourner à deux, indiquez un minimum de 2 : le planning distingue alors un créneau sous le minimum d'un créneau qui a son minimum sans être complet.
En savoir plus : créer un événement, horaires et créneaux de nuit.
Reprendre l'édition de l'an dernier
Si le planning de l'an dernier a bien fonctionné, il suffit souvent de changer les dates. Dupliquer l'événement reprend ses postes, ses horaires, ses places et ses consignes. Vous indiquez le premier jour de la nouvelle édition, et toutes les dates se décalent d'autant. Les inscriptions de l'an dernier ne sont jamais copiées.
La copie est un brouillon, avec les inscriptions fermées. Vous les ouvrez quand le planning vous convient, puis vous partagez le nouveau lien.
Voir la vidéo : Dupliquer l’événement de l’année précédente (2 min)
En savoir plus : dupliquer un événement, le tutoriel vidéo sur la duplication.
Toucher tout le village, pas seulement le comité
Le lien de l'événement s'envoie par email, se colle dans le groupe de discussion du comité ou s'imprime sur une affiche avec son QR code. Votre association a aussi sa page, à une adresse du type votre-association.benevol.app, qui liste vos événements publiés. Quand une société locale tient un poste, la fanfare à la buvette par exemple, vous pouvez lui créer un lien de groupe, avec son propre QR code, qui n'affiche que ses postes.
Vos habitués peuvent recevoir une invitation par email : vous importez leur liste depuis un fichier Excel ou CSV, puis vous les invitez à l'événement. Un bénévole qui s'est déjà inscrit depuis le même navigateur retrouve ses coordonnées remplies.
Voir la vidéo : Inviter les bonnes personnes à son événement (4 min)
En savoir plus : partager le lien, inviter des membres, le tutoriel vidéo sur les invitations.
Une responsable pour la buvette
La personne qui tient la buvette depuis des années n'a pas besoin d'un accès à l'administration. Désignez-la responsable de secteur : elle reçoit un lien personnel, sans compte, qui lui montre qui est inscrit sur son poste, avec le téléphone de chacun. Elle est prévenue de chaque inscription et de chaque désistement sur son poste, et tout de suite si le désistement arrive moins de 24 heures avant le créneau. Les bénévoles du poste voient son nom sur leur page personnelle et dans leurs rappels.
Voir la vidéo : Responsable de poste : accompagner son équipe (4 min)
En savoir plus : les responsables de secteur, le tutoriel vidéo sur les responsables de secteur.
Le week-end de la fête
Les rappels partent d'eux-mêmes, deux jours avant, la veille et le jour même. Sur place, le planning imprimé par poste et la feuille de présence à cocher suffisent. Les badges, à imprimer et à découper, portent le prénom et le poste de chacun.
Sur votre téléphone, la page du jour J montre les créneaux en cours et ceux des trois prochaines heures : qui est arrivé, qui manque, et le numéro de chacun, qu'un toucher appelle.
Voir la vidéo : Accueillir les bénévoles et corriger une présence (7 min)
En savoir plus : rapports, badges et résumé, les présences le jour J, le tutoriel vidéo sur les présences.
Questions fréquentes
Une bénévole n'est pas à l'aise avec son téléphone. Peut-on l'inscrire à sa place ?
Oui. Depuis les inscriptions de l'événement, vous placez un membre sur un ou plusieurs créneaux en le cherchant par son nom ou son email, sans retaper ses coordonnées. Il reçoit un seul email de confirmation, avec son lien personnel pour retrouver ses créneaux.
Peut-on réserver le bar aux adultes ?
Oui. Un créneau peut demander un âge minimum, par exemple 18 ans. Le bénévole donne sa date de naissance en s'inscrivant, et c'est son âge le jour du créneau qui compte. Aucun justificatif n'est demandé.
La caisse doit être tenue par des personnes de confiance. Comment faire ?
Cochez « Sur validation » sur ces créneaux : chaque inscription devient une demande, que vous acceptez ou refusez, et la place reste réservée en attendant votre réponse. Vous pouvez aussi réserver le poste aux membres qui portent une étiquette, par exemple « caisse » : ils s'y inscrivent avec le lien de leur invitation.
Le comité change. Comment les nouveaux membres reprennent-ils la main ?
Un propriétaire de l'espace invite les nouveaux membres du comité dans l'équipe d'administration, comme propriétaires ou comme organisateurs. Les éditions passées restent dans l'espace, prêtes à être dupliquées, et le journal de chaque événement garde la trace de qui a fait quoi, et quand.
Démarrer
Créez l'espace de votre comité, puis partez du modèle « Fête de village » ou de votre propre programme. Les autres situations sont décrites sur la page Pour qui ?.