Le planning des permanences de bénévoles

Quatre modèles d'activité régulière créent une saison de 13 semaines déjà remplie de permanences, que vous ajustez ensuite :

• Épicerie participative : caisse et accueil le mardi et le jeudi de 17 h à 19 h 30 et le samedi de 9 h à 12 h, mise en rayon le samedi de 8 h à 9 h, réception des livraisons le mercredi de 18 h à 19 h 30.
• Distribution alimentaire : tri des denrées le vendredi de 14 h à 17 h, transport le samedi de 8 h à 9 h, distribution de 9 h à 12 h.
• Permanence d'accueil : le lundi, le mercredi et le vendredi de 14 h à 17 h, deux personnes à chaque fois.
• Repair café : l'accueil et les réparateurs un samedi sur deux, l'après-midi.

Pour une saison de septembre à juin, donnez ces dates à l'événement, puis ajoutez-y vos permanences.

En savoir plus : les permanences récurrentes.

Dans la page des créneaux, le bouton Répéter chaque semaine vous demande le poste, les jours, le rythme (chaque semaine ou une semaine sur deux), la plage horaire et le nombre de personnes. La plage peut former un seul créneau, ou se découper en créneaux d'une à quatre heures qui se suivent.

Avant la création, un aperçu donne le nombre de dates, les premières d'entre elles, et chaque date exclue avec sa raison. Une fois créés, ce sont des créneaux ordinaires : les bénévoles s'y inscrivent comme aux autres, et les rappels partent avant chacun.

En savoir plus : les permanences récurrentes, le tutoriel vidéo sur les permanences.

Deux calendriers de jours fériés sont prévus : celui de la France (jours fériés nationaux) et celui de la Suisse (ceux que la plupart des cantons observent). Le formulaire propose celui du pays de votre organisation, d'après son fuseau horaire. Une permanence du jeudi saute ainsi l'Ascension sans que vous ayez à y penser.

Un jour férié propre à votre canton ou à votre région, les vacances d'été ou une fermeture du local s'ajoutent à la main, comme fermetures.

En savoir plus : les permanences récurrentes.

Sur une saison de quatre semaines ou plus, la page d'inscription masque les jours passés, et personne ne peut s'inscrire à une date déjà passée. À partir de huit dates, elle les range par mois : un bouton par mois indique son nombre de dates, et le premier mois à venir s'affiche d'abord.

Le bénévole choisit plusieurs créneaux en une fois et confirme avec son nom et son email. Il reçoit un lien personnel pour retrouver ses dates, en annuler une ou les ajouter à son calendrier. Il peut annuler jusqu'au début du créneau ; si vous fixez un délai plus tôt, par exemple 2 jours avant, sa page lui indique ensuite qui prévenir.

En savoir plus : choisir ses créneaux, la page personnelle du bénévole.

L'horaire d'hiver commence en novembre, ou il faut une personne de plus le samedi. Modifier à partir d'une date change le nombre de personnes sur toutes les dates suivantes, et aussi l'horaire si la permanence n'a qu'un créneau par jour. Les dates précédentes ne bougent pas, et les inscrits reçoivent un email si leur horaire change.

Arrêter à partir d'une date supprime les dates sans inscrit. Celles qui ont déjà des inscrits vous sont d'abord listées ; elles ne sont annulées, avec un email à chaque personne, que si vous confirmez.

Pour la saison suivante, dupliquez l'événement : chaque permanence est recréée sur les mêmes jours de la semaine, avec les jours fériés de la nouvelle période. Les fermetures, qui changent d'une année à l'autre, sont à saisir de nouveau.

En savoir plus : modifier ou arrêter une permanence, dupliquer une saison.

Chaque membre a sa fiche, avec des étiquettes, des notes et ses disponibilités. Un poste peut être réservé aux membres qui portent une étiquette, par exemple la caisse aux personnes formées.

Les heures de chaque bénévole sur une période s'exportent dans un fichier CSV pour le rapport d'activité de l'année, et une attestation de bénévolat s'imprime pour qui en a besoin. Quand une personne quitte l'association et demande l'effacement de ses données personnelles, elles s'effacent en une action, et les chiffres de la saison restent justes.

En savoir plus : gérer les membres, effacer ou supprimer un membre, le tutoriel vidéo sur les heures et l'attestation.

Créez l'espace de votre association, puis partez du modèle le plus proche de votre activité. Les autres situations sont décrites sur la page Pour qui ?.