benevol.app passe en 2.0 🌱

ON A MIS LES BOUCHÉES DOUBLES

Vous nous avez écrit. Beaucoup. Des « ça coince ici », des « et si on pouvait… », des captures d'écran à 23 h la veille d'un festival. On a tout lu, on a pris des notes, et on s'y est mis. Pour de vrai.

Tellement pour de vrai qu'on a fait sauter notre quota de tokens pour le dev. Les machines ont chauffé, l'appli a grandi, et la voilà en version 2.0.

Merci : cette version, c'est la vôtre.

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Préparer un événement, sans se prendre la tête

• Créer en trois étapes. Infos, postes et créneaux, puis une page de vérification qui dit ce qui est prêt et ce qui manque avant de publier.
• Partir d'un modèle. Festival sur plusieurs jours, buvette, manif sportive, fête de village, montage et démontage : un titre, une date, et le brouillon est déjà rempli.
• Dupliquer, en choisissant. L'édition de l'an dernier, décalée à la bonne date, avec ou sans ses messages, ses pages et ses responsables. Jamais les inscriptions.
• Toute une journée de créneaux d'un coup. Une buvette de 10 h à 22 h par tranches de deux heures ? Une série, un aperçu, c'est fait.
• Voir avant eux. « Prévisualiser comme un bénévole » montre la page telle qu'ils la verront, brouillon compris, jusqu'à l'email de confirmation.

Savoir où on en est

• Ce qui demande votre attention. Le tableau de bord commence par l'essentiel : créneaux pas complets, places en attente qui expirent, postes sans responsable, jalons en retard.
• Où manque-t-il du monde ? Une page par événement, du créneau le plus dégarni au presque complet. Chaque ligne mène là où on agit.
• Qui est venu. En quelques clics, les présents sont marqués, et la feuille de présence part en CSV.
• Rien que des faits. L'activité d'un membre en une chronologie : inscriptions, annulations, présences. Aucun score, aucune note.

Garder la main sur les inscriptions

• Sur validation. Conduite, caisse, sécurité : l'inscription devient une demande, vous acceptez ou refusez.
• Réservé à certains. Un poste pour les membres étiquetés sécurité, et personne d'autre.
• Ouvrir et fermer quand vous voulez. Publier le planning d'abord, ouvrir les inscriptions ensuite, à l'heure programmée.
• Téléphone obligatoire, si vous voulez. Par événement : pratique quand il faut pouvoir joindre tout le monde le jour J.
• Vos questions. Jusqu'à cinq par événement dans le formulaire : taille de t-shirt, régime alimentaire, « tu viens avec ta voiture ? ».
• Veiller sur vos bénévoles. Plus de 8 heures dans la journée ou pas de pause en vue : l'appli le signale, sans rien bloquer.

Parler à vos bénévoles

• Écrire à qui il faut. Tous les inscrits, un poste, un créneau, la liste d'attente ou les invités qui n'ont encore rien choisi. Aperçu avant l'envoi, et une notification sur le téléphone si vous voulez.
• Modèles de messages. Vos messages habituels, prêts à resservir, avec {prénom} et {créneau} remplacés pour chacun.
• Infos pratiques par créneau. Lieu de rendez-vous, contact, consigne, et un lien « Voir sur la carte ». Tout arrive dans l'email et sur la page perso.
• Dans leur agenda. Les bénévoles ajoutent leurs créneaux à leur calendrier en un clic.
• Libérer la place. Un bénévole peut quitter la liste d'attente ou refuser une place proposée depuis sa page perso : elle passe aussitôt au suivant.

Le jour J

• Des feuilles qui s'impriment bien. Plannings par jour, par poste ou par personne, feuille de présence, liste des téléphones : en noir et blanc, économes en encre.
• Des badges. Dix par feuille A4, prénom, poste et créneaux, à la couleur du poste, de l'événement ou en noir et blanc.

Et pour l'équipe

• Renvoyer le lien perso. Un bénévole a perdu son email ? Cochez, renvoyez, c'est reparti.
• Qui donne combien. La page Membres affiche les heures cumulées de chacun, tous événements confondus. Pour dire merci au bon endroit.
• Rôle Organisateur. Un coup de main sur les événements et les inscriptions, sans accès aux réglages de l'organisation.
• Tout retrouver. La loupe en haut de l'administration, ou Ctrl + K (Cmd + K sur Mac), trouve un bénévole, un événement ou un créneau. « zoe » trouve Zoé.
• Importer sans stress. Un fichier de membres est d'abord analysé : vous voyez qui sera créé, mis à jour ou ignoré avant que rien ne soit écrit.

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En coulisses

• Des liens perso mieux gardés. Chiffrés dans la base, et plus jamais écrits dans les journaux du serveur.
• Des emails qui arrivent. Les emails liés à une inscription ou à un message partent par une file d'envoi qui réessaie toute seule en cas de raté, et une page montre ce qui est parti, ce qui attend et ce qui a échoué.
• La bonne heure. Les rappels suivent le fuseau de votre organisation, changement d'heure compris.
• Pour tout le monde. Une page publique dit où on en est de l'accessibilité, parce que tout le monde doit pouvoir s'inscrire.

Au passage, une bonne pelletée de petits bugs est partie à la benne.

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Et maintenant ?

On continue, et vous aussi si vous voulez bien : cliquez là où ça résiste, dites-nous ce qui manque encore. Vos retours ont fait cette version, ils feront la suivante.

Pour tout voir d'un coup d'œil, il y a la page Fonctionnalités. Et pour les plus curieux, le détail complet, changement par changement, est dans les notes de la version 2.0.

Merci d'être là depuis le début.

À très vite,
L'équipe benevol.app