🎬 benevol.app 2.2 : on a filmé, rangé, et ça va plus vite

APRÈS LES BOUCHÉES DOUBLES, LE MODE D'EMPLOI

Il y a une semaine, la 2.0 arrivait avec une pile de nouveautés. Vous nous avez répondu : « super, mais où est-ce que je trouve ça ? ». Message reçu. Cette version-ci, c'est surtout de quoi s'y retrouver, et quelques outils qui manquaient encore le jour J.

Apprendre en regardant

Plus de 50 tutoriels vidéo, narrés et sous-titrés, de 1 à 7 minutes. Préparer un planning, importer ses membres, pointer les présences, imprimer les badges : on vous montre, écran par écran.

→ Tous les tutoriels vidéo

Une documentation qu'on lit vraiment

Les deux longs guides sont devenus une cinquantaine de fiches courtes, une par tâche, avec un filtre qui trouve aussi les réponses aux questions fréquentes. Un lien « Aide » sous le titre des écrans d'administration ouvre la bonne fiche.

→ La documentation

Premier événement ? Huit étapes, une page

De la demande d'espace au lien d'inscription partagé. À transmettre à la personne qui reprend l'organisation l'an prochain.

→ Créer son premier événement
▶ Vidéo : Préparer, publier et partager un planning bénévole

Le jour J

• Une page « Jour J » sur téléphone. Les créneaux en cours et ceux des trois prochaines heures, qui est là, qui manque, son numéro en un toucher, et « Marquer présent ».
  ▶ Vidéo : Accueillir les bénévoles et corriger une présence
• Chercher des bénévoles. Depuis « Où manque-t-il du monde ? », la liste des membres disponibles, sans score. Vous cochez, chacun reçoit un seul email avec les créneaux qu'il peut prendre.
  ▶ Vidéo : Voir précisément où il manque du monde
• « Avant ta mission ». Le bénévole voit en haut de sa page son prochain créneau, le lieu, qui contacter sur place et la consigne.
  ▶ Vidéo : Retrouver et gérer ses inscriptions
• Prévenus d'un désistement. Quand quelqu'un annule, les organisateurs et les responsables du poste reçoivent un email.
  ▶ Vidéo : Gérer un imprévu sans perdre le fil
• Un seul rappel par jour. Un email qui liste tous les créneaux de la journée, au lieu d'un par créneau.
  ▶ Vidéo : Rappeler le rendez-vous et prévenir quand le planning change
• Des badges et des feuilles pour le terrain.
  ▶ Vidéos : Des badges lisibles pour accueillir son équipe et Préparer les bons documents pour le terrain

Après l'événement

• Le bilan. Bénévoles venus, nouveaux et fidèles, heures planifiées et attestées, postes restés incomplets.
• L'attestation de bénévolat. Un document imprimable, sur la période de votre choix, avec les heures réellement pointées.
  ▶ Vidéo : Heures de bénévolat et attestation
• Des heures plus justes. Dans la page Membres, « Heures cumulées » devient « Heures planifiées » (les créneaux prévus), à côté d'une nouvelle colonne « Heures attestées » (les présences réellement pointées). Les heures de chacun s'exportent aussi en CSV sur la période de votre choix.
• Vos questions, comptées. Combien de t-shirts en M, combien de végétariens : la synthèse des réponses, en CSV ou à imprimer.
  ▶ Vidéo : Poser les bonnes questions à ses bénévoles

Vos membres

• Doublons possibles. Les fiches qui se ressemblent sont signalées, avec la raison. Vous décidez, et la fusion garde tout l'historique.
  ▶ Vidéo : Repérer les doublons et fusionner sans perdre le fil
• Adresses à vérifier. Une adresse qui rejette nos emails est signalée, au lieu d'échouer en silence.
  ▶ Vidéo : Comprendre un email en attente ou en échec
• « Pas disponible ». Un membre invité peut répondre non, et ne reçoit plus de relance.
  ▶ Vidéo : Inviter les bonnes personnes à son événement
• Effacer sur demande. Les données d'une personne disparaissent, ses heures restent dans les totaux, sans nom.

Et aussi

• Le logo de votre organisation, sur la page publique, les feuilles, les badges, l'attestation et les emails.
  ▶ Vidéo : Configurer l'identité publique de l'organisation
• Un lien d'événement qui s'affiche joliment dans WhatsApp ou sur Facebook, avec « Copier le lien » et « Partager ».
• Une vérification avant publication plus complète : créneaux sans lieu ni contact, rappels prévus, et une fois publié, le remplissage.
• Une case « Rappels automatiques » par événement, pour celui qui n'en a pas besoin.
• Dans la documentation, « Voir la vidéo » ouvre le lecteur dans la fiche, sans la quitter.
• La copie de sauvegarde hors site part désormais en Suisse.
• Le site est plus rapide, la page d'un événement en particulier sur téléphone.

Ce qui agaçait, réglé

• Plusieurs bénévoles sur le même Wi-Fi (club, famille, Wi-Fi du lieu) ne se font plus bloquer quand ils gèrent leurs créneaux.
• Retirer un bénévole de son créneau lui envoie bien l'email d'annulation annoncé.
• {prénom} dans le message de confirmation est bien remplacé par le prénom.
• « Se déconnecter » fonctionne sur iPhone.
• Et toujours, une bonne pelletée de petits bugs et de réglages d'accessibilité.

Pour suivre la suite

• Tout ce qui change, version par version, en clair : Nouveautés
• Le tour d'horizon pour convaincre votre bureau : Fonctionnalités

Et maintenant ?

Regardez une vidéo, dites-nous si elle vous a aidé (il y a un bouton Oui / Non dessous, anonyme). Et continuez à nous écrire là où ça coince : contact@benevol.app.

Merci de faire partie de l'aventure.

À très vite,
L'équipe benevol.app