benevol.app passe en 2.3 : moins de ressaisie, plus de remplaçants

Moins de ressaisie, plus de remplaçants

Avec la 2.2, vous avez trouvé le mode d'emploi. Puis vous nous avez écrit, encore, et vous aviez raison. Un bénévole s'agaçait de retaper ses coordonnées à chaque événement. Un coordinateur voulait placer lui-même des membres déjà connus, sans tout recopier. Et le jour où quelqu'un se désiste, il faut surtout trouver qui le remplace. Cette version répond à ces trois demandes.

Inscrire quelqu'un soi-même

Un membre au téléphone, quelqu'un devant vous au stand, ou vous-même ? Dans Inscriptions, « Ajouter manuellement » cherche maintenant parmi vos membres, par nom ou par email. Vous choisissez la personne : rien à retaper, et pas de doublon, même pour quelqu'un sans adresse email.

Plusieurs créneaux d'un coup. « + Ajouter un autre créneau » place la même personne sur toute sa journée en une seule fois. Les chevauchements et la limite par poste sont vérifiés comme d'habitude.

Une trace écrite pour le bénévole. La personne reçoit un email : qui l'a inscrite, sur quels créneaux, et son lien pour vérifier, modifier ou se désister. Un seul email, même pour quinze créneaux : il part une dizaine de minutes après le dernier ajout.

→ Ajouter quelqu'un à la main
▶ Vidéo : Placer un membre sur plusieurs créneaux
▶ Vidéo : Lire, filtrer et gérer les inscriptions

Quand quelqu'un se désiste

Trouver un remplaçant. L'email qui vous prévient d'un désistement propose « Trouver un remplaçant » quand la place reste vide et que personne n'attend. Un clic, et la liste des membres libres à cet horaire s'ouvre, sans ceux qui n'ont pas l'âge requis. Vous cochez qui contacter.

« Je prends ce créneau ». Dans l'email qu'ils reçoivent, chaque créneau a son lien. Un clic, et la page d'inscription s'ouvre avec ce créneau déjà proposé. Le premier qui confirme l'a. Si la place est prise entre-temps, la page le dit et montre les autres créneaux.

→ Chercher des bénévoles

Plusieurs désistements, un seul email. Trois annulations à la suite arrivent ensemble dans votre boîte, au lieu de trois messages.

→ Réglages et suivi des emails

Une erreur ? « Annulations récentes » permet de rétablir une inscription annulée, tant que la place est libre. La personne en est prévenue.

→ Rétablir une inscription annulée

Côté bénévoles

Plus besoin de tout retaper. Après une première inscription, le téléphone ou l'ordinateur du bénévole se souvient de son nom, de son email et de son téléphone pour le prochain événement. Rien n'est envoyé chez nous, et « Ce n'est pas moi, effacer » remet le formulaire à zéro sur un appareil partagé.

→ S'inscrire

La frise ou la liste. Sur la page d'un événement, « Liste » affiche les créneaux les uns sous les autres, dans l'ordre des heures. C'est plus confortable sur un petit téléphone.

→ Choisir ses créneaux
▶ Vidéo : Choisir un ou plusieurs créneaux

Confirmation à chaque annulation. Quand un bénévole annule depuis son lien, il reçoit un email avec le créneau, la date et l'heure. Si ce n'était pas lui, il le saura.

→ Le lien personnel

Les activités qui reviennent chaque semaine

Épicerie participative, distribution du samedi, accueil du mercredi : « Répéter chaque semaine » crée toute la saison d'un coup, une semaine sur deux si besoin, jours fériés exclus (France ou Suisse). Quatre modèles prêts à l'emploi démarrent une saison de treize semaines déjà remplie.

→ Permanences récurrentes
→ Créer un événement depuis un modèle
▶ Vidéo : Créer des permanences récurrentes
▶ Vidéo : Démarrer un événement avec un modèle

Créer son espace en ligne

Plus besoin de nous écrire. « Demander un espace » mène à un court formulaire. Votre espace est prêt dès que vous avez confirmé votre adresse, et la publication suit une courte vérification de notre part.

→ Demander un espace
→ Créer son premier événement

Et aussi

• Dans la frise des créneaux, chaque barre dit « 2/4 inscrits · 2 libres », et le nom des postes reste visible quand on fait défiler les heures.
• Le journal d'un événement parle français : « liste d'attente → place proposée », plus de « waiting → offered ».
• Les plannings imprimés tiennent dans la page, même pour une longue journée.
• La plupart des tutoriels vidéo ont été refilmés sur les écrans d'aujourd'hui.

Ce qui agaçait, réglé

• Dans Membres, les boutons d'une ligne ne dépassent plus du tableau.
• Dans « Où manque-t-il du monde ? », le lien « Chercher des bénévoles » n'est plus collé à l'horaire.
• La case « Prévenir en cas de désistement » est enfin alignée avec les autres.

Et toujours, une bonne pelletée de petits bugs et de réglages d'accessibilité.

Pour suivre la suite

Tout ce qui change, version par version, en clair : Nouveautés
Le tour d'horizon pour convaincre votre bureau : Fonctionnalités

Et maintenant ?

Inscrivez quelqu'un à votre place, pour voir. Et continuez à nous écrire là où ça coince : contact@benevol.app. Deux des nouveautés de cette version viennent directement de vos messages.

Merci de faire partie de l'aventure.

À très vite,
L'équipe benevol.app