Un bénévole se désiste la veille : que faire ?

Vendredi, 21 h. La fête du village est demain, et Julien écrit qu'il a de la fièvre : il ne tiendra pas la buvette de 14 h. Le premier réflexe, c'est d'envoyer un message à tout le groupe. C'est rarement le meilleur.

Avant de chercher quelqu'un, prenez cinq minutes pour vous poser trois questions.

Trois questions avant de chercher quelqu'un

Est-ce que le poste tient sans lui ? Une buvette prévue à quatre tourne souvent à trois, plus lentement. Si le poste tient, vous n'avez peut-être rien à faire, sinon prévenir les trois autres qu'ils seront un de moins.

Est-ce que le créneau peut bouger ? Parfois, il suffit de demander à quelqu'un qui est déjà là de rester une heure de plus, ou d'avancer la fermeture d'un stand qui marche peu l'après-midi.

Et s'il faut vraiment quelqu'un, qui ? Pas n'importe qui. Pour la caisse, une personne qui sait rendre la monnaie et à qui vous confiez le fond de caisse ; pour le montage, quelqu'un qui peut porter.

Demander à la bonne personne, de la bonne façon

Un message à quarante personnes donne souvent zéro réponse : chacun suppose qu'un autre va se proposer. Un message à une personne, avec son prénom, obtient presque toujours une réponse, même si c'est non.

Commencez par ceux qui connaissent déjà le poste, puis par ceux qui ont fait peu de créneaux cette saison. Ceux qui disent toujours oui méritent qu'on les garde pour les vraies urgences.

Dites tout dans le premier message : l'heure, le lieu, ce qu'il y a à faire, et jusqu'à quand vous attendez une réponse.

Salut Amandine, Julien est malade et ne pourra pas tenir la buvette demain de 14 h à 17 h, sur la place de l'église. Tu serais libre ? Dis-moi juste oui ou non d'ici 10 h, comme ça je sais où j'en suis. Merci !

Une échéance claire vous évite d'attendre une réponse qui ne viendra pas, et permet à la personne de refuser sans se sentir coupable.

Ce qu'on prépare avant l'événement

Les désistements de dernière minute se gèrent bien quand une partie du travail a été faite à froid, quelques semaines avant.

• Demandez qui peut dépanner. Au moment de l'inscription, une question suffit : « Si quelqu'un manque, je peux être appelé le jour même ». Ceux qui répondent oui deviennent vos premiers contacts.
• Notez combien de personnes il faut au minimum pour chaque poste, et ce que vous faites si on descend en dessous : carte réduite à la buvette, une seule entrée ouverte, montage commencé plus tôt. Décidé tranquillement, c'est plus juste que décidé à 21 h.
• Fixez une date limite pour se désinscrire seul, par exemple deux jours avant. Après, on vous prévient directement : vous savez tout de suite qu'il y a un trou.

Et après l'événement

Un désistement n'est pas une faute. Une fièvre, un train supprimé, un enfant malade, ça arrive à tout le monde. Remerciez la personne de vous avoir prévenu : celle qu'on accueille bien préviendra encore la prochaine fois.

Gardez simplement une trace : quel créneau, quel jour, comment vous l'avez résolu. Si c'est toujours le dimanche soir qui craque, ou toujours le même poste, c'est le planning qu'il faut revoir, pas les gens.

Avec benevol.app

Une partie de ce travail se fait toute seule :

• La liste d'attente : sur un créneau complet, des bénévoles peuvent se mettre en attente. Quand une place se libère, la première personne de la file est prévenue par email et a 24 heures pour la prendre, jamais au-delà du début du créneau. Voir la liste d'attente.
• Un désistement à moins de 24 heures vous est signalé tout de suite par email, avec un bouton Trouver un remplaçant : vous choisissez à qui écrire, et leur email propose Je prends ce créneau.
• La date limite d'annulation se règle par événement : passé ce délai, le bénévole ne peut plus annuler lui-même, et sa page lui dit qui prévenir.
• Le minimum par créneau : chaque créneau affiche s'il est sous le minimum, s'il l'a atteint ou s'il est complet. Voir où manque-t-il du monde ?.

Choisir à qui écrire et comment le dire, ça, l'outil ne le fait pas à votre place.