Obtenir les disponibilités de 40 bénévoles sans relancer chacun

Début mai, Nadia prépare le tournoi de basket de juin : deux jours, huit postes, une quarantaine de parents à solliciter. Elle écrit au groupe : « Dites-moi quand vous êtes dispo ! » Une semaine plus tard, elle a onze réponses, dont quatre « plutôt le samedi » et un « je verrai ».

Les parents n'y sont pour rien. C'est la question qui ne marchait pas.

D'abord, savoir qui fait le planning

Avant d'écrire à qui que ce soit, décidez comment les places seront attribuées.

• Les bénévoles choisissent eux-mêmes. Vous publiez les postes et les horaires, chacun prend ce qui lui convient. Pas besoin de demander des disponibilités : les inscriptions en tiennent lieu. C'est le plus simple quand les postes ne demandent pas de compétence particulière.
• Vous répartissez vous-même. Utile quand un poste demande quelqu'un de précis (la caisse, l'arbitrage), quand il faut équilibrer les équipes, ou quand les gens préfèrent qu'on leur dise où aller. Là, il vous faut les disponibilités de chacun, sous une forme qu'on peut comparer.

Beaucoup d'associations font les deux : inscription libre pour la buvette, répartition par l'équipe pour la table de marque.

Une question à laquelle on répond en deux minutes

« Quand es-tu disponible ? » oblige chacun à repenser tout le week-end et à répondre à sa façon. Vous recevez des phrases impossibles à mettre côte à côte.

Découpez plutôt la question :

• une ligne par date (samedi 14 juin, dimanche 15 juin) ;
• pour chaque date, les heures libres, ou « pas disponible » ;
• au plus une autre question, si elle vous sert vraiment pour répartir (le poste qu'on préfère éviter, par exemple).

Dans un tableur partagé, ça fait une colonne par date et une ligne par personne. Chacun remplit sa ligne, et le samedi matin qui manque de monde saute aux yeux.

Gardez le reste pour plus tard. Taille de t-shirt, repas, voiture : chaque question en plus fait perdre des réponses. Vous le demanderez aux personnes retenues, une fois le planning fait.

Une date limite, puis une seule relance

Sans échéance, la demande reste ouverte pour toujours : on y pense, on remet à demain. Donnez une date assez proche pour qu'on réponde tout de suite, assez lointaine pour qu'on puisse regarder son agenda. Une dizaine de jours suffit souvent.

Quelques jours avant cette date, relancez une fois, et seulement ceux qui n'ont pas répondu. Pas tout le groupe : ceux qui ont déjà répondu n'ont rien à relire, et à force, ils n'ouvrent plus vos messages.

Bonjour Marc, il nous manque encore tes disponibilités pour le tournoi des 14 et 15 juin. Ça prend deux minutes. On fait le planning jeudi soir, donc idéalement avant. Si tu ne peux pas venir cette année, dis-le simplement, ça nous aide aussi.

« Pas disponible » est une vraie réponse. Elle vous évite de compter sur quelqu'un qui ne viendra pas, et de le relancer pour rien.

Ce qu'on fait des réponses

L'échéance passée, regardez d'abord les trous, pas les noms : quelle date, quelle tranche horaire manque de monde. C'est là qu'il faut agir, en écrivant à quelques personnes choisies plutôt qu'à tout le monde.

Ensuite, répartissez, et annoncez le planning d'un seul coup. Donner les missions au compte-gouttes pousse chacun à négocier la sienne avant que le reste soit en place.

Gardez les réponses jusqu'après l'événement. Le jour où quelqu'un se désiste, vous savez déjà qui était libre à cette heure-là.

Avec benevol.app

• L'inscription libre : vous créez les postes et les créneaux, vous partagez un lien, et chaque bénévole choisit ses créneaux depuis son téléphone, sans compte. Vous voyez où il manque du monde. Voir partager le lien.
• Les disponibilités datées (bêta) : chaque membre sollicité reçoit par email un lien personnel et indique, pour chaque date, ses heures libres ou « Pas disponible ». Une date limite des réponses est possible, vous voyez qui a répondu, et Relancer les personnes sans réponse n'écrit qu'à ceux qui n'ont rien répondu, sauf s'ils ont été contactés il y a moins de 48 heures. Voir recueillir les disponibilités.
• Les affectations en brouillon (bêta) : vous répartissez à la main, ou à partir d'une proposition qui tient compte des disponibilités, puis vous publiez tout en une fois. Chaque personne reçoit un seul email avec toutes ses missions.

Quand une fonction bêta est ouverte à l'essai, un propriétaire y fait participer l'organisation dans ses Paramètres, puis l'active événement par événement. Choisir qui solliciter, et quand, reste votre travail.