Un roulement équitable entre bénévoles

Au club de foot, c'est toujours Sandrine qui tient la buvette du dimanche soir. Personne ne le lui a demandé : elle était là la première année, puis la deuxième, et maintenant tout le monde compte sur elle. Elle ne dit rien. Elle commence juste à répondre moins vite aux messages.

Une répartition injuste se voit rarement d'un coup. Elle s'installe, et on la découvre quand la personne arrête.

Compter, même grossièrement

L'impression qu'on a de qui en fait beaucoup est presque toujours fausse. On se souvient de ceux qu'on voit, pas de celle qui vient à 7 h pour déplier les tables.

Tenez un compte simple : une ligne par bénévole, le nombre de créneaux ou d'heures sur la saison. Un tableur suffit, mis à jour après chaque événement. Au bout de trois ou quatre événements, les écarts apparaissent, et ils surprennent souvent.

Comparez ensuite avec ce que chacun a dit vouloir donner. Une personne qui fait vingt heures parce qu'elle adore ça n'est pas un problème. Une personne qui en fait vingt parce que personne d'autre ne vient, si.

Tous les créneaux ne se valent pas

Deux heures de caisse un samedi après-midi et deux heures de rangement un dimanche à minuit ne pèsent pas pareil. Si vous ne comptez que les heures, ceux qui prennent les créneaux durs restent invisibles.

Repérez les créneaux qui partent toujours en dernier : tôt le matin, tard le soir, le démontage, la vaisselle, la pluie. Puis faites-les tourner :

• personne ne prend deux fois de suite le même créneau difficile, sauf s'il le demande ;
• chacun en prend un, au moins une fois dans la saison, comité compris ;
• un créneau dur compte double dans votre tableur, si ça vous aide à le voir.

Le comité qui prend sa part du rangement fait plus pour l'ambiance que n'importe quel message de remerciement.

Limiter, pour faire de la place

Sur les postes que tout le monde veut, le problème est inverse : quelques habitués les prennent tous dès l'ouverture des inscriptions, et les nouveaux n'y ont jamais accès. L'accueil des artistes, la buvette du concert, la remise des prix.

Fixez une limite par personne sur ces postes : deux créneaux au plus, par exemple. Les habitués en gardent, et il reste des places pour ceux qui découvrent l'association.

Le dire

Un roulement que personne ne connaît ressemble à un hasard, ou à du favoritisme. Expliquez la règle en une phrase, au moment où vous ouvrez les inscriptions :

Cette année, chacun prend au moins un créneau de rangement, et les postes du concert sont limités à deux créneaux par personne pour que tout le monde puisse en profiter.

Et quand quelqu'un en a fait beaucoup, dites-le-lui, en privé. Pas « merci à tous », mais « tu as fait trois fermetures cette saison, prends ton dimanche la prochaine fois, on s'organise ».

Avec benevol.app

• Une limite par personne sur un poste : vous fixez le nombre maximum de créneaux de ce poste qu'une même personne peut prendre. Voir gérer les postes.
• Les heures par bénévole sur une période, dans un fichier CSV, et le bilan de chaque événement, avec les heures prévues et celles attestées par une présence. Voir gérer les membres et le résumé de l'événement.
• Une proposition de répartition (bêta) : quand vous répartissez vous-même à partir des disponibilités, elle tient compte d'un objectif d'heures par personne, et peut limiter le nombre de jours d'affilée qu'une même personne passe sur une catégorie de postes. Elle reste un brouillon tant que vous ne publiez pas. Voir recueillir les disponibilités.

Savoir qui a besoin d'une pause, et le lui dire, reste votre travail.