Retrouver ses créneaux de bénévole dans son agenda

Le planning du festival est dans un tableur, un email ou un PDF. Le bénévole, lui, vit avec son agenda de téléphone. Tant que ses créneaux n'y sont pas, il doit se souvenir d'aller vérifier, et c'est là que naissent les « ah, c'était aujourd'hui ? ».

Mettre les créneaux dans l'agenda de chacun, c'est le rappel le plus fiable qui existe : il sonne au bon moment, sur l'appareil que la personne regarde déjà.

Deux façons de faire

Importer un fichier. Un fichier d'agenda (extension .ics) contient un ou plusieurs rendez-vous. On l'ouvre, l'agenda demande où l'ajouter, et c'est fait. Presque tous les agendas savent le lire : Google Agenda, Calendrier sur iPhone et Mac, Outlook.

Le défaut : c'est une copie. Si l'horaire change ensuite, l'agenda garde l'ancien. Il faut alors réimporter un nouveau fichier, et espérer que la personne le fasse.

S'abonner à une adresse. Au lieu d'un fichier, l'agenda reçoit une adresse qu'il va relire régulièrement. Un horaire modifié ou un créneau annulé y apparaît tout seul, sans rien refaire.

Le défaut : la mise à jour n'est pas immédiate. Selon l'agenda, elle prend quelques heures, parfois un jour. Pour un changement la veille, un message reste indispensable.

Laquelle choisir

Pour un événement d'un jour dont le planning est figé, le fichier suffit. Pour une saison de permanences, ou un festival dont les horaires bougent encore, l'abonnement évite bien des oublis.

Dans les deux cas, l'agenda ne remplace pas votre message en cas de changement de dernière minute. Il aide à ne pas oublier, pas à apprendre une nouvelle.

Côté téléphone, en pratique

Sur iPhone, iPad ou Mac, une adresse d'abonnement ouverte depuis le téléphone fait apparaître une demande de confirmation de l'app Calendrier. Un fichier .ics ouvert depuis un email propose d'ajouter les rendez-vous.

Avec Google Agenda, et donc sur la plupart des téléphones Android, l'abonnement s'ajoute depuis un ordinateur : dans Google Agenda, « Autres agendas », puis « À partir de l'URL », et on colle l'adresse. L'agenda apparaît ensuite aussi sur le téléphone.

Si vous préparez le planning dans un tableur, vous pouvez créer vous-même un agenda partagé pour l'événement et y inviter les bénévoles. Comptez alors le temps de le tenir à jour à la main, en même temps que le tableur.

Une précaution

Une adresse d'abonnement donne accès à ce qu'elle contient : horaires, lieux, parfois des noms ou des numéros de téléphone. Ne la publiez pas sur une page publique ou dans un groupe ouvert. Chaque bénévole garde la sienne.

Avec benevol.app

Chaque bénévole retrouve, sur sa page personnelle, la carte Mon calendrier dès qu'il a un créneau confirmé :

• S'abonner : l'agenda reçoit une adresse propre au bénévole et à l'événement, qui ne contient que ses créneaux confirmés, et se met à jour quand un horaire change ou qu'un créneau est annulé. L'adresse permet seulement de voir ces créneaux, pas de les annuler.
• Télécharger un fichier .ics, pour tout son planning ou un seul créneau.
• Des rappels par email deux jours avant, la veille et le jour même, en plus de l'agenda.

Voir ma page personnelle et les rappels.