Construire le planning d'un événement, poste par poste

Le vide-grenier du quartier, c'est un dimanche par an. L'an dernier, Thomas avait un tableau avec trois colonnes : « matin », « midi », « après-midi », et des noms dedans. Le jour même, personne n'était prévu pour ranger les tables à 18 h, et deux bénévoles se sont retrouvés seuls à la buvette pendant que quatre autres attendaient à l'entrée.

Les noms n'étaient pas le problème. Il manquait la liste de ce qu'il y avait à faire.

Commencer par ce qui doit se passer

Avant de penser aux personnes, déroulez la journée dans l'ordre, de la veille au lendemain. Pour chaque moment, notez ce qui doit être fait.

Pour un vide-grenier, ça peut donner : marquer les emplacements la veille, accueillir les exposants dès 6 h, tenir l'entrée, la buvette et la caisse, surveiller le parking, puis démonter, ramasser les déchets et rendre la salle le soir.

Chaque ligne de cette liste deviendra un poste. C'est souvent à ce moment qu'on découvre les tâches dont personne ne parle : la vaisselle, le retour du matériel emprunté, la personne qui garde la clé.

Pour chaque poste, quatre questions

Qu'est-ce qu'on y fait, concrètement ? « Buvette », ça ne dit pas s'il faut savoir tirer une bière ou tenir la caisse. Une phrase suffit, et elle aide les bénévoles à choisir.

Combien de personnes, au mieux et au minimum ? Une buvette tourne bien à quatre, tient à deux. Notez les deux chiffres. Le minimum vous dira où agir en premier si les inscriptions sont lentes.

Combien de temps d'affilée ? Un poste debout, au soleil ou au bruit fatigue vite : deux à trois heures, c'est déjà beaucoup. Un poste calme peut durer plus longtemps. Découpez en créneaux en conséquence.

Qui en répond ? Une personne par poste, qui connaît le lieu et le matériel, et qu'on peut appeler. Ce n'est pas forcément quelqu'un du comité.

Les créneaux qui se chevauchent un peu

Quand deux équipes se succèdent au même poste, faites commencer la suivante un quart d'heure avant la fin de la précédente. Le temps de dire où est la monnaie, ce qui manque, qui est passé. Sans ce chevauchement, la passation se fait en courant, ou pas du tout.

Faites aussi attention aux heures de pointe. L'entrée d'un vide-grenier est saturée de 8 h à 10 h, puis presque vide. Mieux vaut un créneau renforcé le matin et une personne seule l'après-midi qu'un même nombre toute la journée.

Vérifier avant d'ouvrir les inscriptions

Additionnez les heures de tous les créneaux et comparez avec le nombre de bénévoles que vous attendez. Si vous avez 60 heures à couvrir et 15 personnes qui donnent chacune trois heures, il manque 15 heures, soit cinq personnes de plus : réduisez un poste, raccourcissez la journée ou cherchez du monde dès maintenant, pas la veille.

Relisez ensuite chaque poste comme si vous étiez bénévole : où dois-je aller, à quelle heure, qui dois-je trouver en arrivant, que dois-je apporter ? Ce qui manque ici, on vous le demandera par téléphone le jour J.

L'année suivante

Gardez ce planning. L'an prochain, vous partirez de la même liste de postes, corrigée de ce qui a coincé : le créneau qui manquait de monde, le poste qui était inutile, le rangement qu'on avait oublié. C'est là que le travail de la première année rapporte vraiment.

Avec benevol.app

• Des postes et des créneaux avec le nombre de places voulu, et un minimum par créneau si vous le souhaitez : chaque créneau dit s'il est sous le minimum, s'il l'a atteint ou s'il est complet. Voir configurer les créneaux.
• Des créneaux en série : pour une buvette ouverte de 10 h à 22 h, les créneaux de deux heures se créent en une fois, avec un aperçu. Voir créer une série de créneaux.
• Un bon départ : un modèle d'événement (festival, buvette, manifestation sportive, fête de village), ou l'événement de l'an dernier dupliqué avec ses dates décalées. Voir dupliquer un événement.
• Une page de vérification avant la publication, qui signale par exemple un créneau sans lieu ou sans contact.
• Des responsables de secteur qui suivent les bénévoles de leur poste depuis un lien personnel, sans compte.

Dérouler la journée et décider de ce qui compte, l'outil ne le fait pas pour vous.