Garder ses bénévoles d'une année à l'autre

Chaque printemps, le comité de la course populaire repart presque de zéro. Sur les soixante bénévoles de l'an dernier, une vingtaine reviennent sans qu'on leur demande. Les autres, personne ne sait vraiment pourquoi ils ne sont pas revenus, et personne ne leur a posé la question.

Trouver de nouveaux bénévoles coûte bien plus d'énergie que de garder ceux qu'on a. Et ce qui les fait revenir se joue presque entièrement pendant l'événement, et dans la semaine qui suit.

Un accueil qui ne s'improvise pas

La première demi-heure décide de beaucoup. Un bénévole qui arrive, ne trouve personne, attend vingt minutes et finit par demander à un inconnu où aller, s'en souviendra.

Prévoyez une personne à l'accueil des bénévoles, au moins aux heures de prise de poste. Elle sait qui arrive, donne le t-shirt ou le badge, montre où poser ses affaires et présente le responsable du poste. Pour un nouveau, c'est la différence entre « je ne sais pas ce que je fais là » et « on m'attendait ».

Une journée tenable

Les gens ne reviennent pas après une journée où ils ont eu faim, soif et mal aux pieds sans pouvoir s'asseoir. Ce n'est pas une question de générosité, c'est de l'organisation :

• des créneaux de durée raisonnable, avec une vraie pause quand on dépasse quatre heures ;
• de l'eau, à manger, un endroit à l'abri où les bénévoles peuvent souffler sans être sollicités ;
• un numéro à appeler quand ça ne va pas, et quelqu'un qui répond ;
• une fin de créneau respectée : si la relève n'arrive pas, c'est à l'organisation de trouver une solution, pas au bénévole de rester deux heures de plus.

Un merci qui nomme les choses

« Merci à tous les bénévoles » sur la page de l'association, c'est bien, mais personne ne se sent concerné. Ce qui touche, c'est un message qui montre qu'on a remarqué quelque chose.

Écrivez dans la semaine, tant que l'événement est frais. Un message par poste, si possible signé par le responsable du poste, qui dit ce que l'équipe a permis : « Grâce à vous, 400 dossards distribués en une heure et demie, sans une seule file d'attente. » Avec, si vous en avez, une ou deux photos de l'équipe.

Profitez-en pour poser une seule question : « Qu'est-ce qui vous aurait facilité la journée ? » Les réponses vous serviront l'an prochain, et la question montre que l'avis des bénévoles compte.

Une trace qui sert

Certains bénévoles ont besoin d'une preuve de leur engagement : un étudiant pour un dossier, une personne en recherche d'emploi pour un CV, un jeune pour un projet d'école. Proposez une attestation, avec les dates, le poste et les heures. Ça coûte quelques minutes et ça compte beaucoup pour eux.

Inviter tôt, personnellement

L'année suivante, écrivez d'abord à ceux qui étaient là, avant d'ouvrir les inscriptions au public. Ils ont donné leur temps, ils peuvent choisir leurs créneaux en premier. Un message nominatif, qui rappelle le poste de l'an dernier, marche mieux qu'une annonce générale :

Bonjour Yves, l'an dernier tu as tenu le ravitaillement du kilomètre 8 avec Lucie. La course revient le 14 septembre, et on aimerait beaucoup vous y retrouver. Les inscriptions ouvrent au public dans quinze jours, tu peux déjà choisir ton créneau ici.

Et ne relancez pas sans fin ceux qui ne répondent pas. Une invitation, une relance, puis on les laisse tranquilles jusqu'à l'année suivante. Un bénévole qu'on harcèle ne revient jamais.

Avec benevol.app

• Vos membres au même endroit : fiches avec étiquettes, notes et disponibilités générales, import depuis un fichier CSV ou Excel. Voir gérer les membres.
• Les invitations : vous invitez des membres à un événement, par nom ou par étiquette, avec un message personnel ; chacun reçoit un lien qui préremplit ses coordonnées. Vous voyez qui a répondu et relancez ceux qui n'ont pas encore de créneau. Voir inviter des membres.
• L'événement de l'an dernier dupliqué, avec toutes ses dates décalées. Voir dupliquer un événement.
• Le bilan compte les bénévoles nouveaux et de retour, et une attestation de bénévolat imprimable reprend, pour un membre et une période, ses événements, ses postes et ses heures. Voir le résumé de l'événement et gérer les membres.
• Des messages ciblés à tous les inscrits ou à un poste, avec des modèles réutilisables. Voir écrire aux bénévoles.

Le merci sincère et le café chaud à l'arrivée, ça reste à vous.